Сводная таблица

Определение 1

Сводной таблицей является интерактивная таблица, которая позволяет выполнять анализ данных с помощью быстрого объединения больших объемов данных и расчета итогов на их основе (рисунок 1).

Использование сводных таблиц позволяет довольно просто выполнять сложный анализ данных.

Чтобы получить различные итоги по исходным данным необходимо в созданном макете сводной таблицы выбрать значения в поле столбцов Наименование договора , Номер покупателя , поле строк Наименование товара и поле фильтра (страницы) Дата отгрузки по месяцам .

С помощью сводных таблиц можно осуществлять динамическое изменение макета для выполнения всестороннего анализа данных. При их создании возможно изменение заголовков столбцов, строк, а также полей, которые определяют страницу. Создание и быстрая модификация макета возможно посредством выбора и перетаскивания поля в рабочую область из списка полей, который раскрывается. При выполнении каждого изменения макета в сводной таблице мгновенно выполняются вычисления заново соответственно новому расположению данных.

Сводные диаграммы предназначены для того, чтобы наглядно графически представить анализируемую информацию, тем самым облегчая пользователям сравнение и выявление закономерностей и тенденций в данных (рисунок 2).

Microsoft Access предоставляет возможность открывать в режимах сводной диаграммы и сводной таблицы формы, запросы и таблицы.

Таким образом, в качестве источника записей для режима сводной диаграммы и режима сводной таблицы может выступать как таблица, так базовый источник данных для формы. Источником записей в базе данных Microsoft Access может быть инструкция SQL, запрос или таблица; в проекте Microsoft Access – инструкция SQL, представление, таблица, табличная функция или хранимая процедура.

Создание сводной таблицы

Рассмотрим создание сводных таблиц на примере базы данных Кредитный отдел, схема которой представлена на рисунке 3.

Этапы создания сводной таблицы:

Создание запроса на выборку с необходимыми полями (рисунок 4):

Проверка выполнения запроса в режиме таблицы:

Переход к представлению запроса в виде шаблона сводной таблицы. Для этого нужно выполнить команду Вид $\to$ Сводная таблица (рисунок 6):

Перетаскивание данных из окна Список полей сводной таблицы в установленные места шаблона сводной таблицы:

Важно правильно указать место, куда нужно поместить числовые данные: для данных, помещенных в область большого прямоугольника, в последствии можно получить дополнительные сведения.

Добавление итоговых сведений в зависимости от статуса лиц, которые взяли кредит. Для этого нужно выполнить следующие действия :

Выделить в сводной таблице поле Валюта $\to$ Сводная таблица $\to$ Итоги:

Чтобы добавить данные по среднему, максимальному и минимальному значениям кредитов и некоторым другим параметрам нужно выполнить следующие операции:

Сводная таблица $\to$ Автовычисления $\to$ Среднее (Максимум, Минимум,…)

Создание сводной диаграммы:

Раскрыть список кнопки Вид $\to$ Сводная диаграмма

Здравствуйте, друзья. Этот короткий пост я хочу посвятить сводным диаграммам Excel. Этот инструмент незаслуженно игнорируют многие пользователи программы. Тем не менее, в связке со сводными таблицами, с применением расширенного функционала (например, срезов), сводные диаграммы могут формировать отличный пользовательский интерфейс. И тогда, для получения отчета в нужном виде, пользователю понадобится лишь пару минут, даже когда таблица с исходными данными содержит тысячи записей.

А вот и пример. К сводной таблице с продажами менеджеров по регионам я на скорую руку добавил сводную диаграмму. Весь процесс построения таблицы и диаграммы занял не более минуты:

Диаграмма динамична, она будет изменяться вместе с изменением сводной таблицы.

Как построить сводную диаграмму

Чтобы построить сводную диаграмму, нужно выполнить следующую последовательность действий:

1. Строим сводную таблицу, которая будет источником данных для диаграммы
2. Выделяем любую ячейку таблицы и жмем на ленте: Работа со сводными таблицами – Анализ – Сервис – Сводная диаграмма
3. В открывшемся окне выбираем и нажимаем Ок
4. При необходимости,

Кстати, если у Вас версия Microsoft Office 2013 и выше, первый пункт можно пропустить. Просто нажмите на ленте Вставка – Диаграммы – Сводная диаграмма . Процесс создания будет напоминать компоновку сводной таблицы, однако, таблица не будет отображена. В более ранних версиях, все же, придется предварительно строить сводную таблицу.

Вот и все дела, мы с Вами сделали сводную диаграмму и теперь наши отчеты приобрели законченный вид, а расчеты стали быстрыми и непринужденными!

В следующей статье ждите очень важную тему – . Если Вы с ним еще не знакомы – прочтите, не пожалеете. Я, например, пользуюсь им почти каждый день.

Как всегда, жду Ваших вопросов и комментариев!

Благодарим Вас за проявленный интерес к нашему сайту. Компания Айтишник существует с 2006 года и предоставляет услуги IT аутсорсинга. Аутсорсинг - это перепоручение необходимых, но непрофильных для компании работ другой организации. В нашем случае это: создание, поддержка и сопровождение сайтов, продвижение сайтов в поисковых системах, поддержка и администрирование серверов под управлением Debian GNU/Linux.

Сайты на Joomla

В нынешний век информации, сайт де факто, становится как минимум визитной карточкой организации, а зачастую одним из инструментов бизнеса. Уже сейчас сайты создаются не только для организаций и частных лиц, но и для отдельных товаров, услуг и даже событий. На сегодняшний день сайт это не только источник рекламы на гигантскую аудиторию, но и инструмент для продаж и завязывания новых контактов. Мы создаем сайты, используя CMS Joomla! Эта система управления сайтами проста и интуитивно понятна. Она очень широко распространена и, следовательно, в Интернете о ней содержится большое количество информации. Найти специалиста, работающего с Joomla тоже несложно. И вам не надо далеко ходить! Наша компания Айтишник занимается обслуживанием и сопровождением сайтов на Joomla! Мы проведём все технические работы, возьмём на себя всю переписку с хостером и регистратором домена, наполним сайт и обновим на нём информацию. И хотя Joomla проста в управлении, интуитивно понятна. Но будете ли вы сами регулярно выполнять необходимые работы на сайте? Сколько времени они отнимут у вас? Если вы хотите сконцентрироваться на своём деле, то доверьте поддержку вашего сайта нам. Мы сделаем все от нас зависящее, чтобы сайт жил и приносил пользу своему владельцу.
Если вы коммерческая организация, которая рекламирует или продаёт свои товары, услуги в Интернет, то вам просто необходимо продвижение сайта в поисковых системах. Ведь для того, чтобы продать что-нибудь надо, как минимум, чтобы это увидели, чтобы об этом узнали. И мы поможем вам в этом, мы продвинем ваш Joomla сайт в поисковых системах. В зависимости от конкуренции и выделенного для продвижения бюджета, ваш сайт будет занимать достойные позиции в поисковой выдаче. Сайт увеличит вашу прибыль!

Серверы Debian

Рано или поздно, стремясь к открытости и прозрачности своего бизнеса, многие компании сталкиваются с необходимостью обеспечения лицензионной чистоты используемого программного обеспечения. Однако, далеко не всегда затраты на лицензионные отчисления приемлемы, в особенности для малого и среднего бизнеса. Выходом из этой сложной ситуации является решение о переходе на Open Source технологии. Одним из направлений Open Source является операционная система Linux (Линукс). Сотрудники нашей компании специализируются на Debian Linux (Дебиан Линукс). Это старейший и наиболее устойчивый дистрибутив операционной системы Линукс. Мы предлагаем вам услуги по внедрению Debian Linux на Вашем предприятии, настройку, обслуживание и поддержку серверов.

Информация и реклама

Эксель – одна из самых лучших программ для работы с таблицами. Она есть на компьютере практически у каждого пользователя, поскольку данный редактор нужен как для работы, так и для учёбы, во время выполнения различных курсовых или лабораторных заданий. Но при этом не все знают, как сделать диаграмму в Excel по данным таблицы. В этом редакторе вы сможете использовать огромное количество шаблонов, которые были разработаны в компании Microsoft. Но если вы не знаете, какой тип лучше выбрать, то предпочтительнее будет использовать автоматический режим.

Для того чтобы построить подобный объект, необходимо выполнить следующие действия.

1. Создайте какую-нибудь таблицу.

1. Выделите информацию, на основе которой вы собираетесь построить диаграмму.

1. Перейдите на вкладку «Вставка». Кликните на иконку «Рекомендуемые диаграммы».

1. После этого вы увидите окно «Вставка диаграммы». Предложенные варианты будут зависеть от того, что именно вы выделите (перед нажатием на кнопку). У вас они могут быть другие, поскольку всё зависит от информации в таблице.

1. Для того чтобы построить диаграмму, выберите любую из них и нажмите на «OK».

1. В данном случае объект будет выглядеть вот так.

Ручной выбор типа диаграммы

1. Выделите нужные вам данные для анализа.

1. Затем кликните на какую-нибудь иконку из указанной области.

1. Сразу после этого раскроется список различных типов объектов.

1. Кликнув на любой из них, вы получите желаемую диаграмму.

Для того чтобы было легче определиться с выбором, достаточно навести на любую из миниатюр.

Какие бывают диаграммы

Можно выделить несколько основных категорий:

• гистограммы;

• график или диаграмма с областями;

• круговые или кольцевые диаграммы;

Обратите внимание на то, что данный тип подходит для тех случаев, когда все значения в сумме дают 100 процентов.

• иерархическая диаграмма;

• статистическая диаграмма;

• точечный или пузырьковый график;

В данном случае точка является своеобразным маркером.

• каскадная или биржевая диаграмма;

• комбинированная диаграмма;

Если ничего из выше предложенного вам не подходит, можно использовать комбинированные варианты.

• поверхностная или лепестковая;

Как сделать сводную диаграмму

Данный инструмент более сложный по сравнению с описанными выше. Ранее всё происходило автоматически. Вам нужно было только выбрать внешний вид и желаемый тип. Здесь всё иначе. На этот раз придется всё делать вручную.

1. Выделите нужные ячейки в таблице и кликните на соответствующую иконку.

1. Сразу после этого появится окно «Создать сводную диаграмму». Необходимо указать:
   • таблицу или диапазон значений;
   • место, где следует разместить объект (на новый или текущий лист).
2. Для продолжения нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого вы увидите:
   • пустую сводную таблицу;
   • пустую диаграмму;
   • поля сводной диаграммы.

1. Необходимо перенести мышкой желаемые поля в области (по своему усмотрению):
   • легенды;
   • значений.

1. Кроме этого, вы можете настроить, какое именно значение нужно выводить. Для этого сделайте правый клик мыши по каждому полю и нажмите на пункт «Параметры полей значений…».

1. В результате этого появится окно «Параметры поля значений». Здесь вы сможете:
   • подписать источник своим имением;
   • выбрать операцию, которую следует использовать для сведения данных в выбранном поле.

Для сохранения нажмите на кнопку «OK».

Вкладка «Анализировать»

После того как вы создадите сводную диаграмму, у вас откроется новая вкладка «Анализировать». Она сразу же исчезнет, если активным станет другой объект. Для возврата достаточно снова кликнуть на диаграмму.

Рассмотрим каждый раздел более внимательно, поскольку при помощи их можно изменить все элементы до неузнаваемости.

Параметры сводной таблицы

1. Нажмите на самую первую иконку.
2. Выберите пункт «Параметры».

1. Благодаря этому появится окно настроек данного объекта. Здесь вы сможете задать желаемое имя таблицы и множество других параметров.

Для сохранения настроек необходимо кликнуть на кнопку «OK».

Как изменить активное поле

Если вы кликните на эту иконку, то увидите, что все инструменты не активны.

Для того чтобы можно было изменить какой-нибудь элемент, нужно сделать следующее.

1. Кликните на что-нибудь на вашей диаграмме.

1. В результате этого данное поле выделится «кружочками».
2. Если вы снова кликните на иконку «Активное поле», то увидите, что инструменты стали активными.

1. Для настроек нужно кликнуть на соответствующее поле.

1. В результате этого появится окно «Параметры поля».

1. Для дополнительных настроек перейдите на вкладку «Разметка и печать».

1. Чтобы сохранить внесенные изменения, необходимо нажать на кнопку «OK».

Как вставить срез

При желании вы можете настроить выборку по определенным значениям. Благодаря этой функции очень удобно анализировать данные. Особенно если таблица очень большая. Для того чтобы воспользоваться этим инструментом, нужно сделать следующие шаги:

1. Кликните на кнопку «Вставить срез».
2. В результате этого появится окно со списком полей, которые есть в сводной таблице.

1. Выберите какое-нибудь поле и нажмите на кнопку «OK».

1. В результате этого появится маленькое окошко (его можно перемещать в любое удобное место) со всеми уникальными значениями (итогов сведения) для этой таблицы.

1. Если вы нажмете на какую-нибудь строчку, то увидите, что все остальные записи в таблице исчезли. Осталось только то, где среднее значение соответствует выбранному.

То есть по умолчанию (когда в окне срезов все строчки выделены голубым цветом) в таблице отображаются все значения.

1. Если кликнуть на другую цифру, то результат сразу же изменится.

1. Количество строк может быть абсолютно любым (минимум одна).

Меняться будет как сводная таблица, так и диаграмма, которая построена по ее значениям.

1. Если хотите удалить срез, нужно кликнуть на крестик в правом верхнем углу.

1. Благодаря этому таблица восстановится до исходного вида.

Для того чтобы убрать это окно срезов, необходимо сделать несколько несложных шагов:

1. Кликните правой кнопкой мыши по данному элементу.
2. После этого появится контекстное меню, в котором нужно выбрать пункт «Удалить ‘название поля’».

1. Результат будет следующим. Обратите внимание на то, что в правой части редактора снова появилась панель для настройки полей сводной таблицы.

Как вставить временную шкалу

Для того чтобы вставить срез по дате, нужно сделать следующие шаги.

1. Кликните на соответствующую кнопку.

1. В нашем случае мы увидим следующее окно с ошибкой.

Дело в том, что для среза по дате в таблице должны быть соответствующие значения.

Принцип работы полностью идентичен. Просто вы будете фильтровать вывод записей не по цифрам, а по датам.

Как обновить данные в диаграмме

Для обновления информации в таблице нужно кликнуть на соответствующую кнопку.

Как изменить информацию для построения

Для редактирования диапазона ячеек в таблице необходимо выполнить следующие операции:

1. Кликните на иконку «Источник данных».
2. В появившемся меню выберите одноименный пункт.

1. Далее вас попросят указать нужные ячейки.
2. Для сохранения изменений кликните на «OK».

Редактирование диаграммы

Если вы работаете с диаграммой (неважно какой – обычной или сводной), у вас будет появляться вкладка «Конструктор».

На этой панели очень много инструментов. Рассмотрим каждый из них более внимательно.

Добавить элемент

При желании вы всегда можете добавить какой-нибудь объект, который отсутствует в данном шаблоне диаграммы. Для этого необходимо:

1. Нажать на иконку «Добавить элемент диаграммы».
2. Выбрать желаемый объект.

Благодаря этому меню вы сможете изменить свою диаграмму и таблицу до неузнаваемости.

Если стандартный шаблон при создании диаграммы вам не понравился, вы всегда можете использовать другие варианты макетов. Для это достаточно выполнить следующие действия.

1. Кликните на соответствующую иконку.
2. Выберите нужный вам макет.

Необязательно сразу же вносить изменения в ваш объект. При наведении на любую иконку будет доступен предварительный просмотр.

Если найдете что-то подходящее, просто кликните на этот шаблон. Внешний вид автоматически изменится.

Для того чтобы изменить цвет элементов, необходимо выполнить следующие шаги.

1. Нажмите на соответствующую иконку.
2. В результате этого вы увидите огромную палитру различных оттенков.

1. Если хотите посмотреть, как это будет выглядеть на вашей диаграмме, просто наведите курсор на любой из цветов.

1. Для сохранения изменений нужно кликнуть на выбранный оттенок.

Кроме этого, можно использовать готовые темы оформления. Для этого необходимо сделать несколько простых операций.

1. Раскройте полный список вариантов у данного инструмента.

1. Для того чтобы увидеть, как это выглядит в увеличенном виде, достаточно навести курсор на любую из иконок.

1. Для сохранения изменений необходимо кликнуть на выбранный вариант.

Кроме этого, доступны манипуляции с отображаемой информацией. Например, можно поменять строки и столбцы местами.

После нажатия на эту кнопку вы увидите, что диаграмма стала выглядеть совсем иначе.

Данный инструмент очень помогает в том случае, если вы не можете правильно указать поля для строк и столбцов при построении данного объекта. Если вы ошиблись или результат выглядит некрасиво – нажмите на эту кнопку. Возможно, станет намного лучше и информативнее.

Если нажать еще раз, то всё вернется обратно.

Для того чтобы изменить диапазон данных в таблице для построения диаграммы, нужно кликнуть на иконку «Выбрать данные». В данном окне вы сможете

• выбрать нужные ячейки;
• удалить, изменить или добавить ряды;
• отредактировать подписи горизонтальной оси.

Для сохранения изменений нужно нажать на кнопку «OK».

Как сменить тип диаграммы

1. Нажать на указанную иконку.
2. В появившемся окне выбрать нужный вам шаблон.

1. При выборе любого из пунктов в левой части экрана, справа будут появляться возможные варианты для построения диаграммы.

1. Для упрощения выбора можно навести курсор на любую из миниатюр. В результате этого вы увидите её в увеличенном размере.

1. Для изменения типа нужно кликнуть на любой из вариантов и сохранить при помощи кнопки «OK».

Заключение

В этой статье мы пошагово рассмотрели технологию построения диаграмм в редакторе Excel. Помимо этого, было особое внимание уделено оформлению и редактированию созданных объектов, поскольку недостаточно уметь использовать только готовые варианты от разработчиков Microsoft. Вы должны учиться изменять внешний вид под свои нужды и быть оригинальными.

Если у вас что-то не получается, возможно, вы выделяете не тот элемент. Необходимо учитывать, что у каждой фигуры используются свои уникальные свойства. Если вы смогли что-то видоизменить, например, с кругом, то с текстом сделать то же самое не выйдет.

Видеоинструкция

Если у вас всё равно по каким-то причинам ничего не выходит, сколько бы вы ни старались, ниже добавлено видео, в котором вы сможете найти различные комментарии к описанным выше действиям.

Сводная диаграмма - это диаграмма, которая автоматически объединяет и обобщает большие массивы данных. Отчет сводной диаграммы обеспечивает графическое представление данных в отчете сводной таблицы. Макет и данные, отображаемые в отчете сводной диаграммы, можно изменять таким же образом, как и в отчете сводной таблицы. У отчета сводной диаграммы всегда существует связанный отчет сводной таблицы. Оба типа отчетов имеют соответствующие друг другу поля. Изменение положения поля в одном отчете вызывает изменение положения соответствующего поля в другом отчете.

Построить сводную диаграмму можно как на основе простой, так и сводной таблицы.

Рассмотрим способ создания сводной диаграммы на основе сводной таблицы.

Для создания сводной диаграммы на основании данных уже готовой сводной таблицы, выполните следующие действия:

Выберите необходимую сводную таблицу, кликнув по ней.

На вкладке Вставка в группе Диаграммы выберите необходимый тип диаграммы, например, простую гистограмму, и нажмите О K .

В результате появится готовый график гистограммы, содержащий данные сводной таблицы, а также окно , которое предназначено для удобного управления сводной таблицей и диаграммой, построенной на её основе. Изменяя значения фильтров и полей оси, можно отображать интересующий сегмент данных для определённых значений осей координат.

По умолчанию, сводная диаграмма создаётся на том же листе, где находится сводная таблица. Можно переместить сводную диаграмму на новый лист с помощью команды Переместить диаграмму из контекстного меню.

Настройка формата сводной диаграммы проводится так же, как и обычной, но с использованием команд из группы вкладок Работа со сводными диаграммами , которые открываются после клика по сводной диаграмме.

Обратите внимание на то, что окно Область фильтра сводной таблицы не позволяет изменить условия построения диаграммы, то есть, нельзя построить график по столбцам основной таблицы, которые не включены в сводную таблицу. И наоборот - включение данных в сводную таблицу одновременно отражается на сводной диаграмме.

Сводная диаграмма, построенная на основании существующей сводной таблицы, тесно с ней связана. Это не всегда удобно, поэтому зачастую имеет смысл сразу строить сводную диаграмму на основании базовой таблицы. Для этого необходимо:

Выделить нужный диапазон данных (или щелкните любую ячейку в диапазоне ячеек, содержащих данные - тогда Excel автоматически подставит всю таблицу в диапазон данных);

На вкладке Вставка в группе Таблицы выбрать раздел Сводная таблица , а затем пункт Сводная диаграмма .

В открывшемся окне Создать сводную таблицу и сводную диаграмму задать диапазон или источник данных и место размещения таблицы и диаграммы, и нажать О K .

Excel создаст новую сводную таблицу и сводную диаграмму. Остается только настроить поля и условия сводной таблицы с помощью окна Список полей сводной таблицы . Все изменения будут отображаться и на диаграмме.

1. Анализ данных с помощью таблиц данных

Для анализа зависимости результата от различных наборов исходных данных в Excel используются таблицы данных.

Таблица данных - это средство Excel, позволяющее получить таблицу, содержащую результаты подстановки заданных значений одного или двух аргументов (параметров) в одну или несколько формул.

Выбирая пункт Таблица данных в списке команды Анализ "что если " в группе Средства обработки данных на вкладке Данные , можно построить либо таблицу с одним параметром для одной или нескольких функций, либо таблицу с двумя параметрами, но для одной функции.

Необходимо заметить, что удалять отдельные ячейки из таблицы данных нельзя, можно очистить всю таблицу целиком. Для этого следует выделить вычисленные значения и нажать клавишу Delete .

Таблица данных с одним параметром для одной функции

Принцип использования Таблицы данных состоит в следующем:

задаются исходные данные задачи, в том числе начальное значение аргумента-параметра ;

задается диапазон значений параметра (в виде столбца или строки);

выделяется место для размещения значений функции от заданных значений аргумента (столбец справа или строка ниже);

задается формула, определяющая зависимость функции от исходных данных, в том числе и от аргумента-параметра.

Для получения искомых значений следует выделить блок таблицы, содержащий значения заданного диапазона параметра и расчетную формулу, и на вкладке Данные в группе Работа с данными выбрать команду Анализ "что если ", а затем выбрать в списке пункт Таблицы данных . В открывшемся диалоговом окне Таблица данных необходимо указать, в какую ячейку подставлять значения аргумента-параметра из диапазона значений параметра. Очевидно, что нужно указать адрес ячейки, содержащей значение аргумента-параметра. Таблица данных обеспечивает последовательный выбор элементов из диапазона значений аргумента и подстановку каждого из них в ячейку-параметр, после чего выполняется пересчет таблицы и значение функции, определяемое формулой, заносится в отведенное для него место рядом с соответствующим значением аргумента:

для каждой ячейки столбца в соседнюю ячейку строки, т.е. по строкам ;

для каждой ячейки строки в соседнюю ячейку столбца, т.е. по столбцам .

Расчетная формула размещается на одну ячейку левее и ниже диапазона исходных данных при подстановке по столбцам и на одну ячейку правее и выше диапазона исходных данных, если подстановка производится по строкам.

Таблица данных с одним параметром для нескольких функций

Таблица данных может содержать не одну, а несколько формул. Дополнительные формулы размещаются в таблице данных ниже существующей формулы при подстановке по столбцам и справа от нее, если подстановка производится по строкам. Затем выделяется блок, содержащий значения переменного параметра и все формулы, и открывается окно Таблица данных . Дальнейшие действия аналогичны вышеописанным для таблицы данных с одной функцией.

Таблица данных с двумя параметрами

Используя команду Таблица данных , можно построить таблицу с двумя параметрами. При этом значения одного из них должны располагаться в столбце, а значения другого - в строке. Формула в этом случае должна находиться в левом верхнем углу блока заполняемых ячеек таблицы (над столбцом значений параметра) и рассчитывать значение заданной функции для исходных данных, содержащих две ячейки с начальными значениями аргументов-параметров .

Для получения искомых значений функции выделяется блок таблицы, содержащий ячейку формулы и ячейки значений заданных диапазонов параметров. Затем открывается окно Таблица данных в списке команды Анализ "что если " в группе Работа с данными на вкладке Данные . В окне необходимо указать, в какую ячейку подставлять значения параметра из диапазона значений параметра по столбцам, а в какую - по строкам. Очевидно, что нужно указать ячейки, где находятся начальные значения изменяемого аргумента вычисляемой функции.

Результаты расчета после выполнения команды будут размещены в выделенном блоке ячеек на пересечении столбца и строки для всех значений аргументов из заданных диапазонов.