Применяя данное пособие на этапе закрепления и формирования практических навыков обучающийся имеет возможность актуализировать теоретические знания, проверить себя по контрольным вопросам, отработать навыки на практических заданиях.
1. Структура электронных таблиц
Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах. Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, AB и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, А1, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной. Электронная таблица Excel состоит из 256 столбцов и 16384 строк. B Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных. По умолчанию листы нумеруются “Лист 1”, “Лист 2”, и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменить. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным.
Контрольные вопросы
- Какова структура электронных таблиц?
- Как задается имя ячейки в электронных таблицах?
- Что содержит Лист электронных таблиц Excel?
- Что содержит Рабочая книга электронных таблиц Excel?
Практическое задание.
- Переименуйте и упорядочите листы в электронных таблицах.
2. Ввод данных в ячейку таблицы
Чтобы ввести данные в конкретную ячейку, необходимо выделить ее щелчком мыши, а затем щелкнуть на строке формул. Вводимые в строке формул данные воспроизводятся в текущей ячейке. При вводе данных в левой части строки формул возникают три кнопки, предназначенные для управления процессом ввода: с красным крестиком, зеленой галочкой и значком . Если щелкнуть на кнопке с крестиком, ввод прекратится и данные, поступившие в ячейку в текущем сеансе ввода, - удаляются. Если щелкнуть на кнопке со значком на экран поступит диалоговое окно Мастера функций. Вы можете ввести функцию.
Завершив ввод данных, вы должны зафиксировать их в ячейке любым из трех способов: Нажав клавишу {Enter}; Щелкнув на кнопке с галочкой; Щелкнув мышью на другой ячейке.
Для ввода данных можно также дважды щелкнуть мышью на выбранной ячейке, и текстовый курсор появится непосредственно в ячейке. Фрагменты содержимого ячеек можно форматировать обычным способом с помощью вкладки [Формат-Ячейки…/Шрифт] или с помощью панели инструментов “Форматирование”. Эксперименты со шрифтом вы можете провести самостоятельно.
Практические задания
- Создайте с помощью EXCEL таблицу умножения (или другую по образцу).
В формулах используются ссылки на адреса ячеек. Существуют два основных типа ссылок: относительные и абсолютные. Различия между относительными и абсолютными ссылками проявляются при копировании формулы из активной ячейки в другую ячейку. Относительная ссылка в формуле используется для указания адреса ячейки, вычисляемого относительно ячейки, в которой находится формула. При перемещении или копировании формулы из активной ячейки относительные ссылки автоматически обновляются в зависимости от нового положения формулы. Относительные ссылки имеют вид: А1, В3. По умолчанию при наборе формул в Excel используются относительные ссылки. Абсолютная ссылка в формуле используется для указания фиксированного адреса ячейки. При перемещении или копировании формулы абсолютные ссылки не изменяются. В абсолютных ссылках перед неизменяемым значением адреса ячейки ставится знак доллара (например, $A$1).
Рассмотрим действие абсолютных и относительных ссылок на примере. Пусть нам необходимо вычислить стоимость комплектующих для компьютера в рублях, если известны их цены в долларах и курс рубля.
Копирование формул, содержащих относительные и абсолютные ссылки.
- Ввести в ячейки А5, А6 и А7 названия устройств, а в ячейки В5, В6, В7 их цены в долларах. Ввести в ячейку С2 курс рубля.
- Ввести в ячейку С5 формулу =В5*$C$2, где В5 – относительная ссылка, а $C$2 – абсолютная. Скопировать формулы в ячейки С6 и С7; абсолютная ссылка на ячейку $C$2 останется неизменной а, относительная В5 изменяется на величину смещения от активной ячейки.
Если символ доллара стоит перед буквой (например, $A1), то координата столбца абсолютная, а строки – относительная. Если символ доллара стоит перед числом (например, A$1), то, наоборот, координата столбца относительная, а строки – абсолютная. Такие ссылки называются смешанными .
Контрольные вопросы
- В чем заключается отличие абсолютных ссылок от относительных?
- Какие ссылки называются смешанными? Приведите пример.
- В ячейку F13 ввели формулу =F12/$B$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F16. Какая формула содержится в ячейке F16?
- В ячейку В7 ввели формулу =(А6+А7)*$D$4. Затем эту формулу скопировали в ячейку F7. Какая формула содержится в ячейке F7?
- В ячейку D5 ввели формулу =$A5+B$5. Затем эту формулу скопировали в ячейку D2. Какая формула содержится в ячейке D2?
Практические задания
- Проверьте на практике правильность выполнения заданий 3, 4 и 5.
- Откройте лист, где содержится таблица с наименованием устройств и ценой в У.е. Для удобства расчетов переведите цены в рубли по курсу, значение которого вы можете хранить в любой удобной для вас ячейке.
4. Практическое задание. ”Цена устройств компьютера”
В целях приобретения наиболее эффективного компьютера оценить доли, которые составляют цены входящих в него устройств, от общей цены компьютера. Представить результат в виде диаграммы.
Цена устройств компьютера
- Запустите приложение Microsoft Excel. В своей рабочей книге создайте новый лист для выполнения этого практического задания.
- Введите наименования устройств, входящих в компьютер, и их цены в условных единицах. Для удобства расчетов переведем цены в рубли по курсу, значение которого будет храниться в ячейке В1 (или в другой, удобной для вас ячейке).
- Введем в ячейку С4 формулу перевода цены в рубли =$B$1*B4. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В1 для правильного копирования формулы в ячейки С5-С15 с помощью команды [Правка - Заполнить - Вниз]. Подсчитаем в ячейке С16 общую сумму цены компьютера с помощью функции СУММ и определим долю цены каждого устройства в процентах.
- Введем в ячейку D4 формулу определения доли цены устройства в общей цене компьютера =B4/$B$16. Воспользуемся абсолютной ссылкой на ячейку В16 для правильного копирования формулы в ячейки D5-D15.
- Для представления чисел в столбце D в форме процентов необходимо ввести команду [Формат-Ячейка…]. На появившейся панели Атрибуты ячейки в окне Категория выбрать Процент . Данные в таблице можно сортировать по возрастанию или убыванию их значений.
- Для сортировки устройств по алфавиту в порядке возрастания выделить столбцы и стоки таблицы и щелкнуть по кнопке A-Z. (Создайте копии таблицы: по алфавиту наименований устройств, по убыванию цены устройств, по возрастанию цены устройств.). В процессе работы (например, при вводе формул) иногда удобно просматривать содержимое ячеек не в виде чисел, а в виде формул.
- Для просмотра значений в виде формул необходимо ввести команду [Сервис – Параметры…]. В левой части появившейся панели выбрать Документ электронной таблицы-Содержимое. В правой части панели установить флажок Формулы. Для наглядного отображения полученных числовых данных построим диаграмму.
- Выделить область данных и ввести команду [Вставка-Диаграмма]. На появившейся первой панели Автоформат диаграммы (1-4) можно изменить область данных.
- На второй панели необходимо выбрать тип диаграммы (в данном случае Круговая объемная) и расположение ряда данных (в данном случае столбцы). В окне Просмотр демонстрируется вид выбранной диаграммы.
- На третьей и четвертой панелях можно уточнить
детали внешнего вида диаграммы и легенды.
В результате мы получили круговую диаграмму, которая дает наглядное представление о “вкладе” каждого устройства в цену компьютера.
В электронных таблицах можно осуществлять поиск данных (строк) в соответствие с заданными условиями. Такие условия называются фильтром . В результате поиска будут найдены те строки, которые удовлетворяют заданному фильтру. Прежде чем начать поиск, необходимо выделить хотя бы одну ячейку с данными. Например, найдем все строки, которые содержат информацию об устройствах стоимостью более 100 У.е. - Ввести команду [Данные-Фильтр-Автофильтр]. В названиях столбцов таблицы появятся раскрывающиеся списки, содержащие стандартные условия поиска. Развернуть список в столбце Цена и выбрать пункт Условие… для ввода пользовательских условий.
- На диалоговой панели Пользовательский автофильтр в полях ввести оператор условия поиска больше и значение 100.
- В результате будут найдены две строки, удовлетворяющие заданному фильтру. (Найдите в таблице устройства, содержащие слово “Дисковод”.)
- Сохранить таблицу с данными и диаграмму на листе Цена устройств.
5. Табулирование и построение графиков функций в ЭТ EXCEL.
Дана функция Y(x)= x 2 -3x+2. Требуется:
Вычислить значения функции Y для значений аргумента х=-5;-4,5;-4;…7;7,5;8;
Построить с помощью EXCEL график функции Y(х) и определить (приблизительно), при каких значениях х значение функции Y(x) равно 0.
Технология решения задачи
|
Тема: Электронные таблицы. Назначение и использование.
Электронная таблица
· Упорядочивание по признаку;
Например:
Типы и формат данных.
В любую ячейку электронной таблицы можно ввести число, формулу, текстовую информацию . Excel отличает один вид информации от другого, так как существуют специальные правила набора разных типов данных.
Число представляет собой некую последовательность символов, в которую входят цифры, а также знаки «+», «-» в начале последовательности или «,» (как разделитель целой и дробной части). Например:
По умолчанию после фиксации числа Excel сдвигает его к правой границе ячейки.
Формула представляет собой последовательность символов, которая начинается со знака «=». В формулу могут входить данные разного типа (числа, адреса ячеек, функций), соединённые между собой знаками арифметических операций. Например: =А4+С5*В7.
Набираемая в ячейку формула отображается в строке формул, а в ячейку после нажатия клавиши «Enter» заносится результат выполнения данной формулы.
В формуле могут находиться:
В Excel имеется большое количество функций, с помощью которых можно проводить вычисления и другие действия, относящиеся к разным областям знаний. При использовании встроенной функции после знака = следует ввести ее имя, а затем в скобках аргументы функции - данные, которые используются в расчетах. Аргументами функции могут быть числа, ссылки на ячейки или диапазоны ячеек, а также другие встроенные функции (они называются вложенными). Рассмотрим конкретные примеры:
В качестве аргументов функций вы можете использовать ссылки на ячейки и диапазоны на текущем и других листах. В последнем случае перед адресом ячейки или диапазона следует ввести название листа, отделенное штрихами, и поставить разделитель !, например «Лист1»! В2, «Лист 3»! А1: С4. Штрих вводят, нажав клавишу Э при активной английской раскладке.
Параметры вставки в документ встроенных функций находятся на вкладке Формулы в группе Библиотека функций . Функции распределены по категориям в зависимости от типов задач, для решения которых они нужны. О назначении той или иной функции можно прочесть во всплывающей подсказке, которая появляется при наведении указателя мыши на имя функции в меню.
Если вы хотите просмотреть полный список встроенных функций Excel, нажмите кнопку Вставить функцию , которая находится в строке формул. В открывшемся окне Мастера функций выберите в раскрывающемся списке Категория пункт Полный алфавитный перечень и в списке ниже щелчком выделите имя функции, чтобы прочитать о выполняемых ею действиях.
Название встроенной функции можно ввести с клавиатуры (что крайне нежелательно ввиду высокой вероятности ошибки), вставить из соответствующего меню кнопок, расположенных в группе Библиотека функций на вкладке Формулы , или же из окна Мастера функций . О двух последних вариантах будет рассказано в разделе «Построение графиков и диаграмм».
Часто применяемые на практике функции вынесены в меню кнопки , которая находится в группе Редактирование на вкладке Главная .
Простейшие расчеты
Функция суммирования данных является самой востребованной, именно поэтому задействовать ее в Excel проще всего.
Щелкнув на стрелке кнопки , вы раскроете список команд, вызывающих функции, которые можно задействовать так же быстро, как и функцию суммирования. Схема действий при их использовании не отличается от последовательности шагов для функции суммирования. Ниже приводится краткое описание функций, вызываемых командами кнопки.
Среднее - вызывает функцию =СРЗНАЧ(), с помощью которой можно подсчитать арифметическое среднее диапазона ячеек (просуммировать все данные, а затем разделить на их количество.
Число - вызывает функцию =СЧЕТ(), которая определяет количество ячеек в выделенном диапазоне.
Максимум - вызывает функцию =МАКС(), с помощью которой можно определить самое большое число в выделенном диапазоне.
Минимум - вызывает функцию =МИН() для поиска самого маленького значения в выделенном диапазоне.
Дана электронная таблица:
В ячейку D2 ввели формулу =(А2*В1 +С1). В результате в ячейке D2 появится значение:
D2=(10*2+4)=24
В ячейке D2 записана формула: =A2*(B2+C2). Ее скопировали в ячейку D3. Какое значение будет выведено в ячейке D3?
Для удаления содержимого ячейки выделите ее щелчком и нажмите клавишу Delete ; если нужно набрать в заполненной ячейке новые данные, предыдущие удалять не обязательно - просто выделите ее и начните ввод. Старые данные будут автоматически заменены.
Ячейка может содержать большой текстовый фрагмент или сложную формулу, полностью удалять которые для внесения изменений нерационально. Следует дважды щелкнуть кнопкой мыши на ячейке, установить курсор в нужное место для редактирования, внести необходимые изменения и нажать Enter .
Вы можете отказаться от редактирования ячейки, даже если уже начали выполнять его. Для этого просто нажмите клавишу Esc . При этом в ячейке будут восстановлены исходные данные. Для отмены уже совершенного действия нажмите стандартное сочетание клавиш Ctrl+Z или кнопку Отменить на Панели быстрого доступа.
При изменении значений в ячейках, на которые ссылается формула, результат вычислений в ячейке, содержащей формулу, будет автоматически пересчитан.
Адреса ячеек и диапазонов в Excel могут быть относительными и абсолютными . До сих пор рассказывалось об относительных ссылках на ячейки и диапазоны, которые состоят только из номера строки и буквы столбца, например В2 или D4:D8.
Преимущество относительной адресации состоит в том, что при копировании ячеек и использовании автозаполнения ссылки в скопированных формулах меняются автоматически
Абсолютные адреса.
Использование относительных адресов в формулах иногда становится источником ошибок. Чтобы отменить автоматическое изменение адресов данной ячейки, можно назначить ей абсолютный адрес. Для этого необходимо поставить перед номером столбца и (или) перед номером строки знак доллара «$». Знак «$», указанный перед номером столбца, означает, что этот номер не будет изменяться при операциях копирования формул, вставки и удаления.
Например, в адресе $A5 не будет меняться номер столбца, в адресе B$7 – не будет меняться номер строки, в адресе $D$10 не будет меняться ни адрес строки, ни адрес столбца.
Текст. Если последовательность символов не является ни числом, ни формулой, то она считается текстом и не подвергается каким-либо преобразованиям. Например: 345,78 – это число, а 345.78 – это текст; или а1237 – это текст,A7+B8*4 – это текст, так как отсутствует символ «=».
Основные форматы
Наиболее часто в таблицах Excel используются следующие форматы: общий, числовой, денежный, финансовый и дата. Ниже приведено краткое описание этих форматов.
Общий формат
Для всех ячеек нового листа установлен формат Общий. В этом формате числа отображаются так, как их ввел пользователь. Если значением ячейки является дробное число (введенное пользователем или вычисленное по формуле), то количество отображаемых знаков дробной части зависит как от ширины ячейки, так и от характеристик шрифта, который используется для отображения содержимого ячейки. При отображении дробных значений выполняется округление цифр дробной части, которые не могут быть отображены из-за недостаточной ширины ячейки.
Числовой формат
Числовой формат является наиболее универсальным. В отличие от общего формата, в числовом формате можно задать количество отображаемых цифр дробной части (число десятичных знаков). При отображении дробных чисел выполняется округление в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Например, если установлен формат с отображением двух чисел дробной части, то число 567,897 будет представлено как 567,90. Это же число будет отображено как 568, если задать формат без отображения цифр дробной части (установить значение счетчика Число десятичных знаков равным нулю).
Выбрав формат Числовой
, можно настроить его характеристики
Денежный формат
Денежный формат используют для представления значений, обозначающих денежные величины. При изображении числа в денежном формате после числа выводится обозначение денежной единицы. Кроме того, для удобства восприятия группы разрядов чисел разделены. Для денежного формата можно задать количество цифр дробной части, денежную единицу и способ отображения отрицательных значений.
Дробные числа, отображаемые в денежном формате, округляются в соответствии с заданным количеством цифр дробной части. Округление выполняется по известному правилу: если значение разряда, который должен быть отброшен, меньше пяти, то он отбрасывается, в противном случае значение предыдущего разряда увеличивается на единицу. Если должны быть отброшены несколько разрядов, то приведенное правило последовательно применяется ко всем разрядам, которые должны быть отброшены, начиная с самого младшего.
Финансовый формат
Финансовый формат позволяет представлять денежные величины. Так же, как для денежного формата, для финансового можно задать количество цифр дробной части и выбрать денежную единицу.
Дата
Если в ячейке таблицы находится дата, то можно изменить формат ее отображения.
Способ отображения даты нужно выбрать в списке Тип
Различают полный и сокращенный форматы представления даты. Полный формат отражает день, месяц и год. В сокращенном формате может быть представлен день и месяц, иногда - только месяц или день. Еще раз следует обратить внимание на символ-разделитель, который используется при записи дат. В России - это точка.
Проценты
При отображении содержимого ячейки в процентном формате реальное значение ячейки умножается на 100, и после числа выводится знак процента. Например, если в ячейку записать число 0,2 и установить формат Процентный , то в этой ячейке будет отображено 20,00 %.
Выбор ячеек.
1. Чтобы выбрать диапазон ячеек нужно перевести указатель мыши на первую ячейку диапазона, нажать левую кнопку мыши и, не отпуская ее, протянуть указатель мыши до последней ячейки диапазона. После отпускания кнопки мыши все ячейки в диапазоне выделяются черным цветом. Протягивание можно производить в любом направлении.
Вместо протягивания мыши можно использовать клавишу Shift. Щелкнув на первой ячейке диапазона, нажать клавишу Shift, и не отпуская ее, щелкнуть на последней ячейке.
2. Для выбора целых столбцов или строк можно использовать маркеры строк и столбцов по краям рабочей области.
3. Чтобы выбрать весь рабочий лист нужно щелкнуть на кнопке выделения всей таблицы (в верхнем левом углу рабочей области).
4. Если при выборе ячеек удерживать нажатой клавишу Ctrl, то можно добавлять новые диапазоны к уже выбранному.
Автозавершение
Часто при заполнении таблицы приходится набирать один и тот же текст. Имеющаяся в Excel функция автозавершения помогает значительно ускорить этот процесс: если система определит, что набираемая часть текста совпадает с тем, который был введен ранее в другой ячейке, она подставит недостающую часть и выделит ее черным цветом.
Автозавершение при вводе текста
Можно согласиться с предложением и перейти к заполнению следующей ячейки, нажав Enter, или же продолжить набирать нужный текст, не обращая внимания на выделение при совпадении первых нескольких букв.
Ошибки в формулах
Иногда после введения формулы в ячейке вместо результата появляется текстовое сообщение об ошибке. Это связано с тем, что при проведении вычислений система столкнулась с каким-либо противоречием. Вот список наиболее часто встречающихся сообщений в ячейках:
Операции с ячейками
С выбранным диапазонам в программе Excel можно работать так же, как с выбранным фрагментом текста в программе Word. Ячейки можно удалять, копировать или перемещать. Однако жесткость табличной структуры вносит свои ограничения и дополнительные особенности.
1. Нажатие клавиши DELETE приводит не к удалению диапазона ячеек, а к его очистке, то есть к удалению содержимого выбранных ячеек.
2. Для того чтобы реально удалить ячейки выбранного диапазона (что сопровождается изменением структуры таблицы), надо выбрать диапазон и дать команду Правка 4Удалить . При этом открывается диалоговое окно Удаление ячеек, в котором можно выбрать направление смещения ячеек, занимающих освобождающееся место. Создать в таблице «дырку », в которую невозможен ввод данных нельзя.
3. По команде Правка 4Копировать или Правка 4Вырезать ячейки выбранного диапазона обводятся пунктирной рамкой. Даже при вырезании ячеек их содержимое продолжает временно хранить в таблице.
4. Для вставки ячеек, копируемых из буфера обмена, надо сделать текущей ячейку в верхнем левом углу области вставки и дать команду Правка 4 Вставить . Ячейки из буфера обмена вставляются в указанное место. Если выполняется операция перемещения, то после вставки ячейки, из которых перемещаются данные, очищаются.
5. Копирование и перемещение ячеек можно также производить методом перетаскивания. Для этого надо установить указатель мыши на границу текущей ячейки или выбранного диапазона. После того как он примет вид стрелки, можно произвести перетаскивание. Если при перетаскивании использовать правую кнопку мыши, то после ее отпускания откроется специальное меню, позволяющее выбрать производимую операцию.
Запуск редактора Paint
Чтобы запустить редактор нужно выполнить команду:
Пуск → Программы → Стандартные → Графический редактор Paint
Графический редактор Paint одновременно может работать только с одним документом, поэтому окно документа является частью окна программы.
Для завершения работы с редактором выполнить команду:меню
Файл → Выход или щелкнуть на кнопке закрытия окна (крестик)
тема: Электронные таблицы. Назначение и использование.
Электронная таблица – это программа для обработки и хранения числовых данных, которая работает в режиме диалога с пользователем. Данные здесь хранятся и обрабатываются в прямоугольных таблицах.
Самым распространённым среди пользователей является табличный процессор Microsoft Excel.
Microsoft Excel применяется в бухгалтерском учете, экономическом и финансовом анализе, банковском деле, в любом бизнесе, статистике, научных расчетах и еще во многих других областях.
Простейшим средством обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows «Калькулятор». Однако возможности Калькулятора ограничены, с его помощью трудно обрабатывать большие массивы числовых данных, статистические данные и т.д. Для этих целей используются электронные таблицы Microsoft Excel.
Excel позволяет создавать и форматировать таблицы любых видов. Данные программные средства используют для решения экономических и инженерных задач, а также задач прогнозирования, планирования, статистики.
Основные функции электронных таблиц Excel:
· Ввод исходной информации в ячейки (форматирование таблиц);
· Редактирование и корректирование исходных данных;
· Обработка данных по формулам;
· Построение графиков и диаграмм;
· Статистическая обработка данных;
· Упорядочивание по признаку;
· Отображение на экране, запись на внешние запоминающие устройства или вывод на принтер расчётной таблицы данных.
Электронная таблица – это просто прямоугольная таблица, состоящая из строк и столбцов.
Microsoft Excel (в дальнейшем просто - Excel) - это программа выполнения расчетов и управления так называемыми электронными таблицами.
Электронная таблица- основное средство, используемое для обработки и анализа цифровой информации средствами вычислительной техники. Хотя электронные таблицы в основном связаны с числовыми или финансовыми операциями, они также могут использоваться для различных задач анализа данных, предоставляя пользователю большие возможности по автоматизации обработки данных.
Excel позволяет выполнять сложные расчеты, в которых могут использоваться данные, расположенные в разных областях электронной таблицы и связанные между собой определенной зависимостью. Для выполнения таких расчетов в Excel существует возможность вводить различные формулы в ячейки таблицы. Excel выполняет вычисления и отображает результат в ячейке с формулой. Доступный диапазон формул - от простого сложения и вычитания до финансовых и статистических вычислений.
Важной особенностью использования электронной таблицы является автоматический пересчет результатов при изменении значений ячеек. Например, можно использовать Excel для выполнения финансовых расчетов, учета и контроля кадрового состава организации и т. д. Excel также может строить и обновлять графики, основанные на введенных числах.
Основные элементы электронной
таблицы ExcelФайл, с которым работает Excel, называется книгой. Книга, как правило, состоит из нескольких рабочих листов, которые могут содержать таблицы, тексты, диаграммы, рисунки.
Книга является хорошим организационным средством. Например, можно в одной книге собрать все документы (рабочие листы), относящиеся к определенному проекту (задаче), или все документы, которые ведутся одним исполнителем.
Основа рабочего листа (рис. 79) представляет собой сетку из строк и столбцов. Ячейка образуется пересечением строки и столбца. Выделенная мышью ячейка (ячейки) называется активной (на рис. 77 активная ячейка выделена рамкой).Рис. 79. Элементы таблицы
Строка в рабочем листе идентифицируется именем (цифрой), которое появляется на левой стороне рабочего листа.
Столбец в рабочем листе также идентифицируется именем (буквами латинского алфавита), которое появляется вверху рабочего листа.
Рабочий лист книги Excel может содержать до 65 536 строк и 256 столбцов.
Ячейка - основной элемент таблицы - имеет свой уникальный адрес, состоящий из номера столбца и строки, например Е4.
Каждая ячейка содержит один элемент информации, будь то цифровое значение, текст или формула.
Как показала практика, решение многих задач экономического характера на языках высокого уровня с использованием всего арсенала приемов и методов профессионального программирования - сложное и громоздкое дело. Понадобился принципиально иной подход, и он был найден и воплощен в виде электронных таблиц - инструмента, доступного непрофессионалам. Основная область применения электронных таблиц - это те сферы человеческой деятельности, где информация предоставляется в виде прямоугольных таблиц (планово-финансовых и бухгалтерских документов, учета материальных ценностей и др.), требующих при обработке проведения математических расчетов, откуда, по-видимому, и возник термин «табличный процессор». Отметим, что реляционные базы данных, также представляемые с помощью таблиц, к расчетам, как правило, не приспособлены.
В настоящее время известно много вариантов электронных таблиц: АБАК, Варитаб-86. Суперплан, Multiplan, SuperCalk, QuattroPro, Excel, Lotus 1-2-3 и др. Принципиально все они представляют табличный процессор и разнятся лишь интерфейсом и сервисными возможностями.
Электронная таблица (ЭТ) - это прямоугольная матрица, состоящая из ячеек, кдая из которых имеет свой номер, рис. 1.
Рис. 1.
Номер ячейки определяется обычным координатным способом, например, ячейка ВЗ и т.д.
Группа ячеек (диапазон) задается через двоеточие, например, B3:D4 (или B3..D4) и образует прямоугольник, включающий ячейки ВЗ, СЗ, D3, В4, С4, D4.
В каждую из ячеек можно занести число, формулу (арифметическое выражение) или текст. Если в ячейку ЭТ записана формула, то в исходном состоянии на экране отображается значение этой формулы, а не она сама. Операндами формулы могут быть математические функции, константы, номера ячеек (содержимое ячейки с указанным номером). Ячейка ЭТ имеет сложную «многослойную» структуру, в ней может стоять ссылка на другую ячейку, значение которой является результатом вычислений по другой формуле и т.д.
Примеры функций:
sum(A2:A8) - сумма значений всех ячеек от А2 до А8;
sin(D5) - синус числа из ячейки D5;
cos(F3) - косинус числа из ячейки F3.
Пример формулы:
2.7. * А6 + cos (sum (D5:F7))
Приведенная формула означает, что мы хотим получить результат следующих вычислений: произведение числа из ячейки А6 на 2.7 сложить с косинусом угла, который является суммой чисел из ячеек D5, Е5, F5, D6, Е6, F6, D7, Е7, F7.
Данные, входящие в таблицы, можно автоматически представлять в виде графиков, диаграмм, гистограмм и т.д.
Пользователь работает в диалоге со специальной программой, которая позволяет заполнять ячейки нужным ему содержимым (текстами, числами или формулами для расчетов); очищать их, копировать и удалять, сортировать (т.е. располагать клетки, а также строки и столбцы из них, в определенном порядке); производить вычисления над всей таблицей или ее частью, сохранять таблицу на диске и распечатывать частично или полностью на бумагу и т.д.
Приведем пример, иллюстрирующий возможности ЭТ.
Формирование зарплатной ведомости.
Так выглядят исходные данные для заполнения электронной таблицы:
Здесь мы имеем дело с тремя типами содержимого ячеек: текст, число, формула. Ввод исходных данных происходит в командной строке. После заполнения таблицы мы увидим на экране:
Обычно работник бухгалтерии, поправив одну из цифр, вынужден был исправлять весь комплект взаимосвязанных документов, куда явно или неявно входил исправленный параметр. С помощью ЭТ такое изменение может быть учтено мгновенно и всюду.
Простейшим средством обработки числовых данных на компьютере является стандартная программа Windows Калькулятор. Однако возможности Калькулятора ограничены, с его помощью трудно обрабатывать большие массивы числовых данных, например, результаты экспериментов, статистические данные и т.д. В этих случаях используются электронные таблицы.
Электронная таблица – это работающая в диалоговом режиме программа обработки числовых данных, хранящая и обрабатывающая данные в прямоугольных таблицах.
Электронная таблица состоит из столбцов и строк. Заголовки столбцов обозначаются буквами или сочетаниями букв (A, G, АВ и т.п.), заголовки строк – числами (1, 16, 278 и т.п.). Ячейка – место пересечения столбца и строки. Каждая ячейка таблицы имеет свой собственный адрес. Адрес ячейки электронной таблицы составляется из заголовка столбца и заголовка строки, например, Al, F123, R7. Ячейка, с которой производятся какие-то действия, выделяется рамкой и называется активной.
В среде Windows&Office электронные таблицы реализуются с помощью приложения Excel. Окно приложения имеет стандартный вид. В Excel таблицы называются рабочими листами. Рабочий лист (электронная таблица) – основной тип документа, используемый в Excel для хранения и обработки данных, рабочий лист состоит из ячеек, организованных в столбцы и строки. Можно вводить и изменять данные одновременно на нескольких листах, а также выполнять вычисления на основе данных из нескольких листов.
По умолчанию листы именуются «Лист 1», «Лист 2» и т.п. Имена и порядок расположения листов можно изменять. Выбор другого листа рабочей книги осуществляется щелчком мыши по ярлычку этого листа. Выбранный лист становится активным. Каждый файл электронных таблиц Excel является рабочей книгой, состоящей из нескольких листов. Для удобства работы с листами рабочей книги в левой нижней части окна размещены ярлычки листов и кнопки прокрутки.
Базы данных. Назначение и основные функции
Любой из нас, начиная с раннего детства, многократно сталкивался с «базами данных». Это всевозможные справочники (например, телефонный), энциклопедии и т.п., записные книжки и др.
Базы данных представляют собой информационные модели, содержащие данные об объектах и их свойствах. Базы данных хранят информацию о группах объектов с одинаковым набором свойств.
Например, база данных «Записная книжка» хранит информацию о людях, каждый из которых имеет фамилию, имя, телефон и т.д. Библиотечный каталог хранит информацию о книгах, каждая из которых имеет название, автора, год издания и т.д.
Информация в базах данных хранится в упорядоченном виде. Так, в записной книжке все записи упорядоченыпо алфавиту, а в библиотечном каталоге либо по алфавиту (алфавитный каталог), либо по области знания (предметный каталог).
База данных – это информационная модель, позволяющая упорядоченно хранить данные о группе объектов, обладающих одинаковым набором свойств.
Существует несколько различных структур информационных моделей и соответственно различных типов баз данных: табличные, иерархические и сетевые.
Табличная база данных содержит перечень объектов одного типа, т.е. объектов, имеющих одинаковый набор свойств. Такую базу данных удобно представлять в виде двумерной таблицы: в каждой ее строке последовательно размещаются значения свойств одного из объектов; каждое значение свойства – в своем столбце, озаглавленном именем свойства.
Столбцы такой таблицы называют полями; каждое поле характеризуется своим именем (именем соответствующего свойства) и типом данных, представляющих значения данного свойства. Поле базы данных – это столбец таблицы, содержащий значения определенного свойства.
Строки таблицы являются записями об объекте; эти записи разбиты на поля столбцами таблицы, поэтому каждая запись представляет набор значений, содержащихся в полях. Запись базы данных – это строка таблицы, содержащая набор значений определенного свойства, размещенный в полях базы данных.
Каждая таблица должна содержать, по крайней мере, одно ключевое поле, содержимое которого уникально для каждой записи в этой таблице. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись в таблице. Ключевое поле – это поле, значения которого однозначно определяют каждую запись в таблице.
В качестве ключевого поля чаще всего используют поле, содержащее тип данных счетчик. Однако иногда удобнее в качестве ключевого поля таблицы использовать другие поля: код товара, инвентарный номер и т.п.
Тип поля определяется типом данных, которые оно содержит. Поля могут содержать следующие основные типы данных:
– Счетчик содержит последовательность целых чисел, которые задаются автоматически при вводе записей; эти числа не могут быть изменены пользователем;
– Текстовый содержит до 255 символов;
– Числовой содержит числа;
– Дата/Время содержит даты или время;
– Денежный содержит числа в денежном формате;
– Логический содержит значения Истина (Да ) или Ложь (Нет );
Каждый тип поля имеет свой набор свойств. Наиболее важными свойствами полей являются:
– Размер поля определяет максимальную длину текстового или числового поля;
– Формат поля устанавливает формат данных;
– Обязательное поле указывает на то, что данное поле обязательно надо заполнить.
Иерархические базы данных графически могут быть представлены как перевернутое дерево, состоящее из объектов различных уровней. Верхний уровень занимает один объект, второй – объекты второго уровня и т.д. Между объектами существуют связи, каждый объект может включать в себя несколько объектов более низкого уровня. Такие объекты находятся в отношении предка (объект более близкий к корню) к потомку (объект более низкого уровня), при этом объект-предок может не иметь потомков или иметь их несколько, тогда как объект-потомок обязательно имеет только одного предка. Объекты, имеющие общего предка, называются близнецами.
Иерархической базой данных является Каталог папок Windows, с которым можно работать, запустив Проводник. Верхний уровень занимает папка Рабочий стол. На втором уровне находятся папки Мой компьютер. Мои документы, Сетевое окружение и Корзина, которые являются потомками папки Рабочий стол, а между собой является близнецами. В свою очередь, папка Мой компьютер является предком по отношению к папкам третьего уровня, папкам дисков (Диск 3,5 (А:), (С:), (D:), (Е:), (F:)) и системным папкам (Принтеры, Панель управления и др.).
Сетевая база данных является обобщением иерархической за счет допущения объектов, имеющих более одного предка, т.е. каждый элемент вышестоящего уровня может быть связан одновременно с любыми элементами следующего уровня. Вообще, на связи между объектами в сетевых моделях не накладывается никаких ограничений.
Сетевой базой данных фактически является Всемирная паутина глобальной компьютерной сети Интернет. Гиперссылки связывают между собой сотни миллионов документов.
