Перед тем как добавлять новый почтовый ящик иногда предварительно требуется разрешить получение почты на сайте поставщика. Рассмотрим на примере почты Gmail. Заходим в свой аккаунт, идем в настройки и переходим во вкладку «Пересылка и POP/IMAP». Здесь необходимо активировать доступ по протоколу IMAP. Кроме того, здесь же можно найти инструкцию по настройке вашего приложения. Переходим по ссылке «Инструкции по настройке » — она нам еще пригодится.
Многие отделы имеют общие почтовые ящики. Это означает, что папки, такие как «Входящие», «Календарь», «Контакты» и «Задачи» могут быть доступны для некоторых или всех членов вашего отдела. После того как разрешения доступа были выделены почтовому ящику, вы можете добавить почтовый ящик в свою собственную панель навигации, чтобы иметь быстрый доступ к ней.
Добавлен дополнительный почтовый ящик. Почтовый ящик теперь должен быть добавлен в ваш список папок. Примечание. Если вы не можете раскрыть почтовый ящик, вам не будут предоставлены правильные разрешения владельца почтового ящика. Первый вариант добавит почтовый ящик больше для просмотра. Кроме того, ваш почтовый ящик, отправленный почтой и удаленной почтой, всегда будет находиться в ваших личных и удаленных почтовых папках.
Настраиваем ящик в Outlook 2016
Чтобы добавить новый почтовый ящик в Outlook выбираем меню «Файл» и команду «Добавить учетную запись». В появившемся мастере настройки нам предлагается два варианта работы – автоматический и ручной. Для некоторых популярных почтовых сервисов бывает достаточно воспользоваться автоматической настройкой, введя адрес своей почты и пароль к ней дважды. Однако зачастую бывает необходимо воспользоваться ручной настройкой. Ее мы и рассмотрим.
Второй вариант добавит почтовый ящик так, чтобы вы «действовали» как этот конкретный почтовый ящик. Это подтвердит ваши учетные данные и проверит, есть ли у вас доступ к этому общему почтовому ящику. Вы также можете обратиться в соответствующую службу поддержки.
У вас должны быть разрешения на почтовый ящик другого человека или организации, прежде чем что-либо увидеть в нем. Владелец почтового ящика должен сделать следующее, чтобы дать вам разрешение. Откроется диалоговое окно Свойства почтового ящика. Вам должно быть предоставлено хотя бы разрешение Рецензента открыть свой почтовый ящик и посмотреть его в списке папок.
Если вы являетесь обладателем нескольких адресов электронной почты и всякий раз авторизуетесь на различных сайтах, чтобы проверить каждый из них, имеет смысл задуматься о сборе почты на одном аккаунте. Например, в Gmail.
Отмечаем ручную настройку, жмем Далее. Выбираем «Протокол POP и IMAP» (подходит для большинства случаев), «Далее». Вводим адрес электронной почты, имя пользователя и пароль. Имейте в виду, что в некоторых случаях необходимо указывать имя пользователя, полностью совпадающее с адресом электронной почты, а где-то достаточно просто имени.
Это может быть полезно для пользователя для доступа к почтовому ящику для установки определенных разрешений для других пользователей или когда есть сотрудник, которому требуется доступ только к общему почтовому ящику. Это будет включать инструкции по использованию профиля общего почтового ящика для просмотра календарей сотрудников департаментов.
Общие сведения о почтовом ящике для отдела
Отображаемое имя в глобальном списке адресов: дружественное имя, отображаемое в глобальном списке адресов. Через короткий промежуток времени общий почтовый ящик появится в виде списка в списке «Вид» с левой стороны.
Для просмотра календаря ведомственных кадров
Закройте панель профилей. . Разрешение календаря для пользователя должно быть назначено на общий почтовый ящик. Укажите список оннов, которым потребуется доступ к Календари общих почтовых ящиков, а также к имени общего почтового ящика.Далее выбираем тип учетный записи – IMAP и вводим серверы входящей и исходящей почты в соответствии с информацией, представленной на сайте поставщика услуг. Проставляем галочки «Запомнить пароль» и «Безопасная проверка пароля», после чего нажимаем кнопку «Другие настройки».
Здесь во вкладке «Сервер исходящей почты» ставим галочку в поле «SMTP-серверу требуется проверка подлинности». Во вкладке «Дополнительно» серверам входящей и исходящей почты добавляем тип шифрования подключения, выбрав из выпадающего списка значение SSL и вводим порты серверов, которые требуются почтовым сервисом. Жмем Ок.
Для удобства, полезности или резервного копирования
Пользователь общего почтового ящика может открыть любой календарь, для которого им был предоставлен доступ. Вы хотели бы сохранить резервную копию своей почты, которую хотите получить, и хотели бы, чтобы ее автоматически кормили? Вы можете настроить его для прохождения по всем адресам электронной почты или, используя правила сообщений, только те, которые соответствуют определенным критериям, например, исходящие от конкретного отправителя или адресованные конкретному.
- Убедитесь, что в списке «Перенаправление» выбрана «Начать переадресацию».
- Убедитесь, что отмечена копия пересылаемых сообщений.
- Вы можете указать несколько адресов для пересылки.
Достаточно давно ходят слухи, что компания Microsoft планирует отказаться от поддержки Public Folders в будущих версиях сервера Exchange. Вот уже в Exchange 2010 много «вкусностей», доступных для баз данных почтовых ящиков, не применимы к базам данных общих папок, и дальше, я уверен, этот разрыв будет только расти. На мой взгляд, стоит задуматься о вариантах реализации задач, возложенных на общие папки, без их использования. Сегодня я предлагаю начать эту тему и рассмотреть один из классических случаев, когда общая папка используется в качестве почтового ящика для целого структурного подразделения компании, к примеру, это может быть общая папка с адресом [email protected] , на который все сотрудники отправляют заявки в службу тех.поддержки.
Если нет, следуйте инструкциям по ручной настройке. В разделе Параметры подключения установите следующие параметры. Наконец, убедитесь, что для типа аутентификации задана базовая аутентификация в настройках прокси-аутентификации. В этом процессе описывается, как разделить почтовый ящик с отдельным или несколькими лицами.
Открытие календаря или почтовых ящиков другого пользователя по запросу
Повторите процесс в верхней части страницы для каждой папки, к которой вы хотите получить доступ, вне почтового ящика. Разрешения «Входящие» устанавливаются, когда владелец почтового ящика назначает делегата. Разрешения на папки не наследуются; установка разрешений для папки «Входящие» не применяется к этим разрешениям для подпапок «Входящие». Этот процесс должен быть повторен для каждого человека, которому необходимо добавить делегированный почтовый ящик.
Добавление почтового ящика другого пользователя в список папок
Разрешения должны быть установлены для каждой отдельной подпапки. . Хотя вы можете добавить почтовый ящик другого пользователя в свой список папок без каких-либо разрешений для почтового ящика этого человека, вы не сможете открыть календарь или папки, если владелец не предоставил вам хотя бы уровень разрешений «Рецензент».На мой взгляд, данная задача, хоть и с некоторыми ограничениями, но всеже легко реализуется без использования общих папок. В Exchange 2010, также как и в 2007-й версии, есть особый тип почтовых ящиков – shared mailbox , только про них знают далеко не все, т.к. эта функция мало документирована. Фактически, shared mailbox (общий почтовый ящик) представляет из себя обычный почтовый ящик, но с отключенной учетной записью пользователя в Active Directory. Раз учетная запись, связанная с ящиком изначально создается отключенной, соответственно, нам не нужно для неё указывать пароль, что упрощает создание почтового ящика. Через графический интерфейс управления Exchange (EMC), создать общий почтовый ящик не получится, сделать это можно только через командную консоль (EMS). Создание shared mailbox осуществляется следующей командой:
Что такое подключенная учетная запись?
Чтобы добавить почтовый ящик другого пользователя в список папок. Теперь вы должны увидеть почтовый ящик другого человека в списке папок с общими папками, указанными ниже этого почтового ящика. Если вы не можете развернуть папки в почтовом ящике другого человека, обратитесь к владельцу почтового ящика, чтобы определить, имеете ли вы разрешение на доступ к папке, которую вы пытаетесь открыть. Если вы не видите список папок, выберите «Просмотр», а затем «Список папок». . Однако в некоторых случаях это может быть рекомендовано или требуется для создания дополнительного профиля почты или для воссоздания текущего.
New-Mailbox –Name ”Support Mailbox” –UserPrincipalName [email protected] –Shared
Теперь мы можем открыть Exchange Management Console и найти наш новый ящик.
Необходимость в дополнительном профиле почты или его воссоздании
Общие причины добавления или воссоздания почтового профиля. Панель управления - просмотр категории.
Подсказка для используемого профиля почты
Вы можете сделать это в том же апплете почты, который был открыт на шаге 1, и выбрать «Запросить профиль, который будет использоваться». Если вы просто хотите воссоздать свой профиль почты вместо добавления нового, вы можете настроить его для использования вашего вновь созданного профиля по умолчанию, выбрав «Всегда использовать этот профиль» и выберите свой новый профиль.Рис.1: Вид Shared Mailbox из графической консоли управления.
Следующим этапом, после создания общего ящика необходимо выдать на него нужные нам разрешения. Естественно, что правильнее будет разрешения выдавать не конкретным пользователям, а группам. После того, как все будет сделано, каждому пользователю необходимо будет подключить данный почтовый ящик в Outlook.
Дополнительно, но по-прежнему рекомендуется
Дополнительную информацию об этих настройках можно найти в этом кратком совете. Добавление ваших предыдущих писем и архивов. Важный! Удаление старого профиля почты Теперь, когда вы полностью настроили свой новый профиль и проверили, что он работает, вы можете удалить старый.
Чтобы настроить его, выполните следующие действия. На следующей странице настройте параметры следующим образом. Информация о входящем сервере. Отметьте нужные параметры. Информация об исходящем сервере. Чтобы подключить дополнительный почтовый ящик, действуйте следующим образом. Откройте вкладку «Файл».
ВАЖНО! При этом, если сотрудникам тех. поддержки нужно будет ещё и отправлять письма от имени группы, то следует аналогично отредактировать Send As Permissions . Чтобы изменения вступили в силу нужно перезапустить службу Microsoft Exchange Information Store .
Подключение дополнительного почтового ящика в MS Outlook 2007
Как известно, MS Outlook 2007 не поддерживает работу более чем с одним почтовым ящиком Exchange одновременно, следовательно, данный почтовый ящик придется подключать как дополнительный. Делается это на вкладке Дополнительно в свойствах учетной записи Exchange (рис.2):
Нажмите Настройки учетной записи \\ Настройки учетной записи. В новом окне нажмите «Дополнительные настройки». Откройте вкладку «Дополнительно». Для почтовых ящиков нажмите «Добавить». Введите имя почтового ящика, которое вы хотите открыть. Тем не менее, вы увидите в меню только папки, свойства которых другой пользователь предоставил вам соответствующие права. Это поле может отображаться при написании нового сообщения электронной почты. Нажмите «Параметры», а затем щелкните поля, которые вы хотите просмотреть.
Затем отображается поле «От», и пользователь может выбрать учетную запись пользователя, от имени которого он хочет отправить. Для этого необходимо настроить один или один для домена. Для этого требуется активный. Нажмите элемент меню «Файл» в верхнем левом углу и выберите «Информация» под ним.
Рис.2: Подключение дополнительного почтового ящика в MS Outlook 2007.
Данный способ плох тем, что отправленные от имени почтового ящика письма ни кто кроме автора не увидит, т.к. они будут лежать только в его личной папке Отправленные .
Ситуация меняется если у вас установлен MS Office 2010.
Нажмите кнопку «Добавить учетную запись». Откроется диалоговое окно «Добавить новую учетную запись». Введите свое имя, свой адрес электронной почты и пароль, который вы назначили почтовому ящику. Затем нажмите «Далее». Подтвердите следующую проверку безопасности, нажав «Разрешить».
Теперь конфигурация завершена. В следующем окне нажмите «Готово», чтобы перейти непосредственно к новому настроенному почтовому ящику. Если автоматическая настройка почтового ящика не работает, вы можете настроить свой почтовый ящик вручную. Пожалуйста, действуйте следующим образом.
Подключение дополнительной учетной записи Exchange в MS Outlook 2010
В MS Outlook 2010 можно подключить несколько учетных записей Exchange одновременно (рис.3), что значительно упрощает нашу задачу.
Рис.3: Подключение нескольких учетных записей Exchange в MS Outlook 2010.
Создайте новую учетную запись электронной почты. В диалоговом окне «Добавить новую учетную запись» установите флажок «Настроить параметры службы или дополнительные типы услуг вручную». На следующем шаге выберите Интернет-адрес электронной почты и нажмите «Далее» для подтверждения.
Введите свое имя и адрес электронной почты в следующем окне. Также укажите имя вашего почтового ящика. Вы найдете правильное имя пользователя в меню конфигурации своей учетной записи электронной почты. Введите пароль для своей учетной записи электронной почты.
Теперь, при просмотре подключенного почтового ящика, вроде бы ничего не изменилось, но вот если нажать кнопку Ответить , то мы видим, что в поле От автоматически подставляется почтовый ящик (рис.4), в котором мы сейчас находимся, и что ещё более важно, это то, что отправленное письмо будет размещено не в основном почтовом ящике пользователя, а именно в том, из которого шла отправка. В результате все коллеги смогут увидеть историю переписки!
Выберите «Сохранить пароль». Тестирование настроек вашей учетной записи, нажав кнопку «Далее», обычно устанавливается автоматически. Если нет, пожалуйста, установите его вручную. Затем нажмите «Дополнительные настройки». В открывшемся окне откройте вкладку «Почтовый ящик исходящих сообщений», а затем выберите «Сервер почтовых ящиков», для которого требуются аутентификация и те же настройки, что и для серверов «Входящие».
Теперь нажмите «Далее» в диалоговом окне ниже. Автоматические тесты теперь должны быть успешными. Нажмите кнопку «Закрыть», чтобы завершить настройку учетной записи электронной почты. Чтобы закончить, нажмите кнопку «Готово». В разделе Добавление или удаление учетной записи электронной почты. Если вы хотите изменить существующий профиль или добавить новый профиль, выберите «Изменить профиль» или «Новый профиль». Наконец, нажмите «Готово». Выберите, как вы хотите настроить профили для пользователей. . Теперь вам будет предложено ввести данные.
Рис.4: Отправка письма из второй учетной записи Exchange.
Outlook Web App
Что касается Outlook Web App, то тут совсем просто воспользоваться общим почтовым ящиком – просто откройте другой почтовый ящик, как показано на рис.5.
Данные следует вводить следующим образом. После этого выполняется поиск настроек, затем регистрация выполняется с сервера электронной почты. Если появится Поздравляем! Кроме того, установите флажок «Ручная настройка или дополнительные типы услуг» и подтвердите записи, нажав «Далее».
В следующем окне вам будет предложено ввести дополнительные данные, уже введенные данные будут приняты. Введите следующие данные. Переместите ползунок влево, чтобы установить настройку на 12 месяцев, 6 месяцев, 3 месяца или 1 месяц. Подтвердите свои записи, чтобы начать проверку параметров учетной записи.
Рис.5: Открываем дополнительный почтовый ящик через Outlook Web App.
Заключение
Это все что я хотел рассказать про Shared Mailbox. В следующей статье опишу процесс автоматического подключение дополнительных почтовых ящиков клиентам Outlook 2010, работающим на сервере Exchange 2010 SP1.
