Теоретическое обоснование
Таблицы, формы, отчеты и запросы – основные объекты в современных базах данных.
Для упрощения просмотра, ввода и модификации данных в конкретной таблице, создается одна или несколько форм. Формы являются шаблонами, управляющими отображением информации при вводе, просмотре и корректировке данных.Формы облегчают работу по вводу информации в БД, выводят данные из таблиц и запросов в удобном для чтения и анализа формате.
Отчет – это средство для организации просмотра и распечатки итоговой информации в удобном для пользователя виде. В отчете можно получить результаты сложных расчетов, статистических сравнений, а также поместить рисунки и диаграммы.
Запросы являются средством обработки данных, хранимых в таблицах.Запросы собирают затребованные данные из одной или нескольких таблиц по заданным критериям,являются инструментом поиска и структурирования данных. При использовании технологии клиент-сервер, где основные БД хранятся на сервере БД, система запросов позволяет уменьшить объем информации, передаваемый через сеть. Запрос – это вопрос о данных, то есть набор условий, по которым производится выборка информации из таблиц. Запуск запроса формирует новую таблицу данных, которая при повторных запусках запроса может обновляться в соответствии с изменением информации в исходных таблицах. Существуют разные типы запросов : на выборку, запрос с параметрами, перекрестные запросы, запрос на изменение таблицы.
Запросы с параметром – это отбор записей в базовой таблице по введенным параметрам.
Запросы на выборку – это получение результирующей таблицы, в которой отображаются записи из базовых таблиц, удовлетворяющие условиям запроса. При построении выражений в запросах используют:
· знаки сравнения: < меньше, <=меньше или равно, > больше, >= больше или равно, = равно, <> не равно;
· логические операции: And (И), Not (Нет), Or (Или);
· операторы SQL: In (для определения, содержится ли элемент данных в списке значений) и Between…And (для выбора значений из определенного интервала).
· функции: Avg() – среднее арифметическое значение; Count() – количество записей; Sum() – сумма всех записей и т.д.
Например:
а) значения меньше 50, но больше 60 включительно, задаются в условии как <=50 Or >=60;
б) значения из отрезка задаются в условии как >=50 And <=60 или; Between 50 and 60;
в) все данные за 2008 год в условии задаются как Between #01.01.2008#аnd#31.12.2008#;
г) значения из списка перечисленных значений задаются в условии как In(50; 55; 57; 60).
Методика и порядок выполнения работы
Создадим формы, отчеты и запросы к таблицам БД Месторождения нефти.
1. Загрузите СУБД Access и откройте БД Фамилия_Месторождения .
2. Создание формы для связанных таблиц. Для этого откройте вкладку Создание , найдите раздел Формы. Формы можно создать в виде обычной формы и с помощью мастера форм.
2.1 Средство "Форма" можно использовать для быстрого создания формы с одним элементом. Форма такого типа одновременно отображает сведения только об одной записи. Для создания формы с одним элементом:
– в области навигации выберите таблицу (например, Скважины) с данными, которые требуется добавить в форму;
– на вкладке Создание в группе Формы выберите команду Форма . Access создаст форму и отобразит ее в режиме макета. В этом режиме в форму можно вносить изменения, но она продолжает отображать данные. Например, можно изменить размеры текстовых полей, чтобы в них поместились все данные. Чтобы начать работу с формой, переключитесь в режим формы на вкладке Главная в группе Представления выберите пункт Вид , а затем – Режим формы . . Если Access обнаруживает таблицу с отношением "один ко многим" к таблице или запросу, использованным при создании формы, он создает для формы подтаблицу на основе связанной таблицы или запроса. При необходимости можно удалить подтаблицу из формы. Для этого нужно переключиться в режим макета, выбрать подтаблицу и нажать клавишу DELETE.
2.2 Для созданияформы с помощью мастера на вкладке Создание в группе Формы нажмите кнопку Другие формы , а затем выберите команду Мастер форм .. Далее следуйте инструкциям мастера. На первом шаге диалога с мастером Создание форм определите состав полей таблицы данных. Для этого выберите базовую таблицу Бригады, в списке Доступные поля можно выбрать поля, отражаемые в форме. Щелкнув кнопку >> , включите в список Выбранные поля все поля таблицыБригады . Затем, выбрав таблицу Скважины , добавьте два любых поля таблицы Скважины , щелкая кнопку >, кроме поля Месторождения (это поле дублирует поле Месторождения таблицы Бригады ) в список Выбранные поля. Щелкните кнопку Далее .
На следующем шаге диалога с мастером выберите вид представления данных, указав в качестве главной таблицы Бригады и включив опцию Подчиненные формы . Щелкнув кнопку Далее, выберите внешний вид подчиненной формы табличный (или в один столбец, ленточный), выберите стиль оформления (стандартный, изящный, деловой и т.п.), например, Международный.
На следующих этапах диалога с мастером Создание форм задайте имя для каждой из связанных форм. Завершите создание форм, щелкнув кнопку Готово.
Для запуска щелкнем по ярлычку главной таблицы Бригады . После этого на экране раскроется окно формы Бригады с подчиненной формой Скважины . Используя навигационные клавиши (◄, и др.) внизу окна, пролистайте все записи, перейдите на первую и последнюю.
Введите данные (взять произвольные) о двух новых Скважинах на любом месторождении. Если окажется, что размер поля в форме мал для представления данных, то закрыв окно формы, укажите главную форму Бригады и щелкните кнопку Конструктор на панели инструментов. Для изменения размера элементов управления формы наведите указатель на границу выделенного элемента управления и, когда указатель примет форму руки, переместите элементы управления. Закройте режим конструктора, сохранив изменения макета формы.
3. Закройте окно формы и, открыв таблицы Бригады и Скважины , просмотрите внесенные записи и убедитесь, что в обеих таблицах внесены связанные записи.
4. Создание отчёта. В отчет можно включить все поля одной или нескольких таблиц, или выбрать только требуемые. При этом можно использовать Простой отчет или Мастер отчетов. На вкладке Создание в группе Другие щелкните Мастер запросов.
4.1 Простой отчет - это самый быстрый способ создания отчета, потому что с его помощью отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей. Создайте отчет по одной из таблиц, напримерСкважины . Для этого выберите ее. На вкладке Создание в группе Отчеты щелкните Отчет . . Приложение Access создаст отчет и отобразит его в режиме макета. Укажите имя отчета, просмотрите его и сохраните
4.2 Рассмотрим использование Мастера отчетов . Для этого, выбрав в списке объектов Отчеты , щелкните кнопку Создание отчета с помощью мастера. На первом шаге мастера Создание отчетов , выберите таблицу Бригады , включите в отчет поля Месторождение и Телефон . Выберите таблицу Скважины , включите в отчет поля № скважины, Забой скважины, Альтитуда . Щелкнув кнопку Далее, выберите в качестве главной таблицы таблицу Бригады . На следующем шаге диалога с мастером Создание отчетов добавьте уровень группировки, выбрав поле Месторождение. Щелкните кнопку Далее , выберите сортировку по возрастанию по полю Забой скважины . Щелкнув кнопку Далее , выберите вид макета в столбец (или табличный, или выровненный) и включив опцию настройки ширины полей для размещения их на одной странице . Выберите стиль оформления создаваемого отчета –Деловой (посмотрите другие стили). Щелкните кнопку Далее. На заключительном этапе Создания отчета укажите имя Пример отчета 1, щелкните кнопку Готово для завершения создания отчета. Созданный отчет появится в главном окне базы данных (рисунок 1), в разделе Отчеты. Просмотрите полученный отчет, щелкнув по его имени. После просмотра отчета закройте его, щелкнув кнопку Закрыть на панели инструментов.
5. Создание запросов .
Создадим простой запрос на выборку , который отберет данные о Скважинах с легкой плотностью нефти глубиной от 3200м до 3500 м и количеством работающих менее 60. Для этого будут использоваться поля Плотность нефти, Глубина скважины, Количество работающих. Для создания запросов можно использовать Мастер запросов или Режим конструктора. Рассмотрим обе возможности.
5.1 Выберите вкладку Создание раздел Другие кнопку Мастер запросов. Аналогично процедуре создания Формы: выберите таблицу Бригада для запроса и с помощью клавиши > перенесите поля Месторождение, Плотность нефти, Глубина скважины в окно Запроса. Затем из таблицы Бригада добавьте поле Количество работающих. Щелкните Готово . На следующем шаге задайте имя запроса, например Запрос по плотности и глубине. Выберите Просмотр отчета. Щелкните Готово и посмотрите на результат отбора по указанным полям. Закройте созданный запрос, его имя появилось в главном окне Базы данных.
Откройте его еще раз, щелкнув по имени, и перейдите на структуру запроса (Вид на Панели инструментов). Рассмотрите структуру Запроса. В строке Сортировка поля Плотность нефти выберитесортировку по возрастанию. Посмотрите результат запроса: щелкните на Панели инструментов значок ! (Запуск). Вернитесь на структуру запроса и поставьте сортировку по убыванию. Посмотрите результат выполнения Запроса. Измените запрос, добавив в строке Условие отбора поля Забой скважины условие Between 3200 and 3500. Запустите Запрос с изменениями на выполнение. Вернитесь на структуру запроса и добавьте условие <60 в поле Количество работающих . Посмотрите результат запроса. Закройте его с сохранением.
5.2 Создадим Запрос такого же вида, но с помощью Конструктора. Выберите вкладку Создание раздел Другие, щелкните кнопку Новый запрос - создание в режиме конструктора.
Из окна Все таблицы , перетащите таблицы Бригады, а затем – Скважины .
Перетаскивая поля (№ скважины, плотность нефти, Забой скважины, Количество работающих) из таблиц Скважины и Бригады в бланк запроса, определите поля таблиц для запроса, порядок их размещения. В строке Вывод на экран включите флаг отображения полей. В строке Условие отбора в столбце Плотность нефти введите условие отбора "легкая", в столбце Забой скважины введите условие отбораBetween 3200 and 3500, в столбце Количество работающих условие<60 .
Access позволяет создавать множество различных отчетов любой степени сложности. Прежде чем приступать к работе, следует выбрать источник, из которого будут извлекаться записи отчета. Отчет может представлять собой как простой список, так и подробную сводку данных о продажах, сгруппированных по районам. Однако в любом случае необходимо сначала определить, в каких полях содержатся данные, которые должны войти в отчет, и в каких таблицах или запросах находятся эти поля.
После выбора источника записей проще всего воспользоваться мастером отчетов. Мастер отчетов - это компонент Access, который создает отчеты на основании полученных от вас ответов.
В этой статье
Выбор источника записей
Отчет состоит из данных, полученных из таблиц или запросов, и сведений, хранящихся в макете отчета, таких как подписи, заголовки и рисунки. Таблицы или запросы, в которых содержатся данные, называются также источником записей отчета. Если все необходимые поля содержатся в одной таблице, укажите ее в качестве источника записей. Если поля находятся в нескольких таблицах, в качестве источника записей придется использовать один или несколько запросов. Иногда эти запросы уже существуют в базе данных, но может понадобиться сформировать новые запросы специально для данного отчета.
Создание отчета с помощью средства "Отчет"
Средство "Отчет" - это самый быстрый способ создания отчета, потому что при его использовании отчет формируется сразу же, без запроса дополнительной информации. В отчете будут представлены все записи базовой таблицы или запроса. Хотя получившийся отчет, скорее всего, будет далек от совершенства, он позволит быстро просмотреть базовые данные. После этого отчет можно сохранить и изменить в режиме макета или конструктора в соответствии с поставленной задачей.
Создание отчета с помощью мастера отчетов
В мастере отчетов можно более точно настроить поля, которые требуется включить в отчет. При этом вы можете указать способ группировки и сортировки данных, а также добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, если отношения между ними заданы заранее.
Примечание: Если нужно добавить в отчет поля из нескольких таблиц или запросов, не нажимайте в мастере отчетов кнопку Далее или Готово после выбора полей из первой таблицы или запроса. Повторите процедуру выбора для другой таблицы или запроса, а также выберите щелчком мыши другие поля, которые вы хотите добавить в отчет. Затем для продолжения нажмите кнопку Далее или Готово .
Создание наклеек с помощью мастера наклеек
Мастер наклеек помогает создавать наклейки большинства стандартных размеров.
В области навигации дважды щелкните источник записей для наклеек - таблицу или запрос.
На вкладке Создание в группе Отчеты выберите Наклейки .
Следуйте инструкциям на страницах мастера наклеек. На последней странице нажмите кнопку Готово .
Отобразятся наклейки в режиме предварительного просмотра, дающем представление о том, как они будут выглядеть в напечатанном виде. При помощи ползунка в строке состояния Access можно увеличить масштаб, чтобы просмотреть детали. Дополнительные сведения о просмотре и печати отчета см. в разделе .
Примечание: Предварительный просмотр - это единственный режим, в котором видны несколько столбцов. В других представлениях данные отображаются в одном столбце.
Создание отчета с помощью средства "Пустой отчет"
Если вам не подходят ни средство "Отчет", ни мастер отчетов, можно создать отчет с нуля при помощи средства "Пустой отчет". Это очень быстрый способ, особенно если в отчет нужно добавить всего несколько полей. Чтобы воспользоваться средством "Пустой отчет", выполните следующие действия:
Разделы отчета
Отчет Access состоит из нескольких разделов. Разделы можно просматривать в режиме конструктора. Чтобы создавать полезные отчеты, необходимо понимать, для чего используется каждый раздел. Например, от того, в каком разделе размещается вычисляемый элемент управления, зависит то, как Access рассчитывает результаты. В следующем списке описаны разделы отчета и их использование:
Заголовок отчета. Печатается только один раз в начале отчета. В заголовок включается информация, обычно помещаемая на обложке, например логотип компании, название отчета или дата. Если в заголовок отчета добавлен вычисляемый элемент управления, использующий агрегатную функцию Sum , сумма рассчитывается для всего отчета. Заголовок отчета печатается перед верхним колонтитулом.
Верхний колонтитул. Печатается вверху каждой страницы. Верхний колонтитул используется в тех случаях, когда нужно, например, чтобы название отчета повторялось на каждой странице.
Заголовок группы. Печатается в начале каждой новой группы записей. Заголовок группы служит для печати имени группы. Например, в отчете, сгруппированном по товарам, заголовок группы можно использовать для печати названия товара. Если в заголовке группы есть вычисляемый элемент управления с агрегатной функцией Sum , сумма вычисляется для текущей группы.
Область данных. Этот раздел печатается один раз для каждой строки данных из источника записей. В нем размещаются элементы управления, составляющие основное содержание отчета.
Примечание группы. Печатается в конце каждой группы записей. Примечание группы можно использовать для печати сводной информации о ней.
Нижний колонтитул. Выводится в конце каждой страницы. Используется для нумерации страниц и печати сведений, относящихся к странице.
Примечание отчета. Печатается один раз в конце отчета. Примечание отчета можно использовать для печати итогов и другой сводной информации по всему отчету.
Примечание: В Конструкторе примечание отчета отображается под нижним колонтитулом. Однако при печати или предварительном просмотре этот раздел помещается над нижним колонтитулом, сразу после последнего примечания группы или последней строки данных на последней странице.
Сведения об элементах управления
Элементами управления называются объекты, которые используются для отображения данных или выполнения других действий, а также выводят элементы, улучающие пользовательский интерфейс (например, надписи и рисунки), и позволяют работать с ними. Access поддерживает три типа элементов управления: связанные, свободные и вычисляемые.
Связанный элемент управления -это элемент управления, источником данных для которого служит поле в таблице или запросе. Такие элементы управления используются для отображения значений, полученных из полей базы данных. Значениями могут быть текст, даты, числа, логические значения, изображения или графики. Самым распространенным типом связанных элементов управления является текстовое поле. Например, текстовое поле формы, в котором отображается фамилия сотрудника, может получать эти сведения из поля "Фамилия" в таблице "Сотрудники".
Свободный элемент управления -это элемент управления, который не имеет источника данных (такого как поле или выражение). Свободные элементы управления применяются для отображения сведений, линий, прямоугольников и рисунков. Например, метка с названием отчета является свободным элементом управления.
Вычисляемый элемент управления - это элемент управления, источником данных для которого является выражение, а не поле. Вы указываете значение, которое хотите использовать для элемента управления, определив выражение в качестве его источника данных. Выражение может быть сочетанием операторов (таких как = и + ), имен элементов управления и полей, функций, возвращающих одно значение, и констант. Например, следующее выражение вычисляет цену товара с 25-процентной скидкой путем умножения значения в поле "Цена за единицу" на постоянное значение (0,75):
= [Цена за единицу] * 0,75
Выражения могут использовать данные из поля в базовой таблице или запросе формы, а также данные из другого элемента управления в отчете.
При создании отчета, возможно, эффективнее сначала добавить и разместить все связанные элементы управления, особенно если они составляют большинство элементов управления в отчете. После этого вы можете добавить свободные и вычисляемые элементы управления с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор .
Элемент управления связывается с полем путем определения поля, из которого он получает данные. Элемент управления, связанный с выбранным полем, можно создать путем перетаскивания поля из списка полей в отчет. В списке полей отображаются поля таблицы или запроса, на основе которых был создан отчет. Чтобы вывести область Список полей , на вкладке Конструктор в группе Элементы управления нажмите кнопку Добавить поля .
Кроме того, вы можете привязать поле к элементу управления, введя его имя в сам элемент управления или в поле значения ControlSource на его странице свойств. Страница свойств определяет характеристики элемента управления, например его имя, источник данных и формат.
Связанный элемент управления имеет прикрепленную подпись, и эта подпись по умолчанию принимает в качестве заголовка имя поля (или заголовка, определенного для данного поля в базовой таблице или запросе), поэтому не нужно вводить заголовок самостоятельно.
Связанный элемент управления наследует многие параметры поля из базовой таблицы или запроса (например, свойства Format , DecimalPlaces и InputMask ). Это гарантирует, что значения свойств поля не изменятся при создании связанного с ним элемента управления.
Если вы уже создали свободный элемент управления, который необходимо связать с полем, задайте имя поля в качестве значения свойства ControlSource этого элемента управления. Для получения дополнительных сведений о свойстве ControlSource выполните поиск по слову "ControlSource" в справочной системе.
Доработка отчета в режиме макета
Созданный отчет легко доработать в режиме макета. Ориентируясь на фактические данные отчета, можно отрегулировать ширину столбцов, изменить их порядок, добавить уровни группировки и итоговые значения. Вы можете добавить в отчет новые поля, а также изменить свойства отчета и входящих в него элементов управления.
Чтобы перейти в режим макета, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Режим макета .
Access выведет отчет в режиме макета.
Список полей Список полей
Список полей .
Доработка отчета в режиме конструктора
Вы также можете настроить структуру отчета, используя конструктор. Можно добавить новые элементы управления и поля в отчет, поместив их на бланк. На странице свойств можно задать большое количество свойств для настройки отчета.
Чтобы переключиться на конструктор, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Конструктор .
Access выведет отчет в конструкторе.
Для изменения свойств отчета, элементов управления и разделов можно использовать страницу свойств. Чтобы открыть страницу свойств, нажмите клавишу F4.
Вы можете использовать область Список полей , чтобы добавить поля из базовой таблицы или запроса в структуру отчета. Чтобы отобразить область Список полей , выполните одно из следующих действий:
После этого можно будет добавлять поля в отчет, перетаскивая их из области Список полей .
Добавление поля из области ""Список полей""
Чтобы добавить одно поле, перетащите его из области Список полей в нужный раздел отчета.
Чтобы добавить сразу несколько полей, щелкните их, удерживая нажатой клавишу CTRL. Затем перетащите выбранные поля в отчет.
При перетаскивании полей Access создает для каждого из них связанное текстовое поле и автоматически размещает рядом с ним подпись.
Добавление элементов управления в отчет
Некоторые элементы управления создаются автоматически. Например, при добавлении в отчет поля из области Список полей создается связанный элемент управления. Множество других элементов управления можно создать в конструкторе с помощью средств в группе Элементы управления на вкладке Конструктор .
Определение имени средства
Наведите указатель мыши на средство.
Access отобразит имя средства.
Создание элемента управления с помощью средств в группе "Элементы управления"
В результате этой процедуры создается свободный элемент управления. Если тип элемента управления подразумевает отображение данных (например, текстовое поле или флажок), для этого необходимо указать в его свойстве ControlSource имя поля или выражение. Дополнительные сведения см. в разделе .
Отображение страницы свойств
Чтобы отобразить окно свойств в режиме конструктора, выполните одно из следующих действий:
На вкладке Конструктор в группе Сервис нажмите кнопку Окно свойств . Обратите внимание: если вы используете Access 2007, команда Окно свойств находится в группе Показать или скрыть на вкладке Конструктор .
Нажмите клавишу F4.
Сохранение документа
Сохранив макет отчета, можно в дальнейшем выполнять отчет по мере необходимости. Макет останется без изменений, однако в сам отчет при печати или просмотре каждый раз будут включаться текущие данные. При необходимости вы можете изменить макет отчета или создать на его основе похожий отчет.
Сохранение макета отчета
Сохранение макета отчета под новым именем
Если вы используете Access 2013 или более поздней версии, выберите Файл > Сохранить как > Сохранить объект как .
Если вы используете Access 2010, выберите Файл > Сохранить объект как .
Если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Сохранить как > Сохранить объект как .
В диалоговом окне Сохранение введите имя в поле Сохранение объекта "Отчет" в , а затем нажмите кнопку ОК .
Просмотр, печать отчета и его отправка по электронной почте
Сохраните макет отчета, чтобы использовать его повторно. Макет отчета останется неизменным, но при его печати будут использованы текущие данные. Если требования к отчету изменятся, вы сможете изменить макет отчета или создать аналогичный отчет на его основе.
Просмотр отчета
Просматривать отчет можно различными способами. Выбор того или иного способа зависит от действий, которые предполагается выполнить с отчетом и включенными в него данными.
Если вы хотите временно изменить данные в отчете перед его печатью или скопировать данные отчета в буфер обмена, откройте отчет в режиме отчета.
Если вы хотите изменить макет отчета, просматривая его данные, воспользуйтесь режимом макета.
Если вы просто хотите просмотреть отчет перед печатью, откройте его в режиме предварительного просмотра.
Примечание: Если в отчете есть несколько столбцов, то они будут видны только в режиме предварительного просмотра. В режиме отчета и в режиме макета в отчете отображается один столбец.
Просмотр в режиме отчета
Режим отчета используется по умолчанию при открытии отчета двойным щелчком в области навигации. Если отчет еще не открыт, дважды щелкните его имя в области навигации: отчет откроется в режиме отчета.
Если отчет уже открыт, щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и выберите команду Представление отчета .
Работа с данными в режиме отчета
В режиме отчета можно выделить текст отчета и скопировать его в буфер обмена. Чтобы выделить строки целиком, щелкните поле рядом с ними и, не отпуская кнопку мыши, протащите указатель вниз. Выделенные строки можно скопировать в буфер обмена, выполнив следующие действия:
Отображение только нужных строк с помощью фильтров
В режиме отчета можно применять фильтры к данным. Например, если в отчете есть столбец "Страна/регион" и требуется отобразить только строки, содержащие название "Канада", выполните следующие действия:
В отчете найдите слово "Канада" и щелкните его правой кнопкой мыши.
Выберите команду Равно "Канада" .
Access создаст и применит фильтр.
Включение и отключение фильтров
Переключаться между режимами отображения с применением и без применения фильтров можно с помощью кнопки Переключить фильтр в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная . При этом фильтр не удаляется - происходит лишь его включение и отключение.
Удаление фильтра
Щелкните правой кнопкой мыши поле, с которого вы хотите снять фильтр.
Щелкните Снять фильтр с поля: имя_поля . (Вместо имя_поля будет указано фактическое имя поля.)
Если фильтр удален, его нельзя включить с помощью команды Переключить фильтр . Вам потребуется заново создать фильтр.
Примечание: Если применить к отчету фильтр, а затем сохранить и закрыть отчет, фильтр также будет сохранен. Однако при следующем открытии отчета Access не применит фильтр. Чтобы повторно применить данный фильтр, в группе Сортировка и фильтр на вкладке Главная нажмите кнопку Переключить фильтр .
Предварительный просмотр отчета
Щелкните правой кнопкой мыши имя отчета в области навигации и в контекстном меню выберите команду Предварительный просмотр .
Для последовательного просмотра страниц отчета или перехода на нужную страницу используйте кнопки навигации.
1. Щелкните, чтобы открыть первую страницу.
2. Щелкните, чтобы вывести предыдущую страницу.
3. Щелкните, чтобы вывести следующую страницу.
4. Щелкните, чтобы открыть последнюю страницу.
5. Введите номер страницы в этом поле и нажмите клавишу ВВОД, чтобы переместиться на указанную страницу.
В режиме предварительного просмотра можно увеличивать масштаб для просмотра деталей или уменьшать его для проверки размещения данных на странице. Щелкните отчет один раз. Чтобы вернуться к исходному масштабу, щелкните еще раз. Для изменения масштаба можно также воспользоваться элементом управления масштабом в строке состояния Access.
Чтобы закрыть предварительный просмотр, выполните следующие действия:
Совет: После предварительного просмотра отчета можно экспортировать результаты в Microsoft Word, Microsoft Excel и некоторые другие программы Office. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите кнопку нужного формата и следуйте дальнейшим указаниям.
Печать отчета
Отчет можно напечатать из любого режима, а также в том случае, если он не открыт. Прежде чем приступать к печати, следует внимательно проверить параметры страницы (например, поля и ориентацию). Access сохраняет параметры страницы вместе с отчетом, поэтому их нужно настроить только один раз. В дальнейшем эти параметры при необходимости можно будет изменить.
Изменение параметров страницы
Отправка отчета на принтер
Откройте отчет в любом представлении или выберите его в области навигации.
На вкладке Файл выберите пункт Печать и нажмите кнопку Печать . Обратите внимание: если вы используете Access 2007, нажмите кнопку Microsoft Office и выберите Печать > Печать .
Откроется диалоговое окно Печать .
Задайте нужные параметры, такие как принтер, диапазон печати и количество копий.
Нажмите кнопку ОК .
Отправка отчета по электронной почте
Вместо печати отчета можно отправить его пользователям по электронной почте.
Щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его. На вкладке Внешние данные в группе Экспорт нажмите . Обратите внимание: если вы используете Access 2007, щелкните отчет в области навигации, чтобы выбрать его, нажмите кнопку Microsoft Office , а затем выберите Отправить по электронной почте .
В диалоговом окне Отправка объекта выберите в списке Выбор формата вывода нужный формат файла.
Выполните действия в остальных диалоговых окнах.
В почтовом приложении заполните необходимые поля сообщения и отправьте его.
Отчет является наилучшим средством представления информации из базы данных в виде печатного документа. По сравнению с другими методами вывода данных на печать он предоставляет широкие возможности для их группировки и вычисления промежуточных и общих итогов:
определение для иерархического представления данных до десяти уровней группировки;
формирование заголовков и примечаний для каждой из групп данных и для всего отчета;
использование в вычислениях данных нескольких групп.
В любой раздел отчета можно вставлять рисунки и диаграммы, внедрять подчиненные отчеты и подчиненные формы. Это позволяет красиво оформить счета, заказы на покупку, почтовые наклейки, материалы для презентаций и других документов.
Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать Новый отчет
36 Способы создание отчетов в ms Access 2007.
Чтобы приступить к разработке отчета, в окне базы активизируется вкладка Отчет и нажимается кнопка Создать . Открывается диалоговое окно Новый отчет . В нем предлагаются следующие варианты работы:
Конструктор Самостоятельное создание отчета
Мастер отчетов Запуск основного мастера по разработке отчетов, позволяющего выбирать поля для отчета, задавать форматы, условия группировки и итоговые функции
Автотчет: в столбец Создание отчета, в котором каждая запись базового запроса или таблицы представляется в виде простого списка, содержащего названия и значения полей. Использование этого мастера аналогично выбору пункта Автоотчет в раскрывающемся списке кнопки Новый объект на панели инструментов
Автоотчет: ленточный Формирование отчета, в котором записи базового запроса или таблицы выводятся в одной строке. Если таблицы базового запроса связаны отношением «один-ко-многим », то мастер создает группу для данных, поступающих со стороны отношения «один », но не вычисляет никаких итоговых значений. При создании отчета используется последний стиль, который был выбран в мастере отчетов или применен с помощью команды Автоформат в конструкторе отчетов
Почтовые наклейки Создание отчета, отформатированного для печати почтовых наклеек
37 Конструктор отчетов в ms Access 2007
Для внесения изменений в структуру отчета используется режим проектирования. Чтобы обратиться к нему, выбирается вкладка Отчеты , указывается объект и нажимается кнопка Конструктор . Этот режим, как уже говорилось ранее, применяется и для самостоятельного формирования отчета.
Создание отчета в режиме конструктора очень похоже на разработку формы. Многие приемы, которые используются при работе с формами, применяются и в этом случае. Однако имеют место и некоторые специфические особенности. Так, например, окно диалога режима конструктора отчетов содержит дополнительные области (см. рис. 10). Ниже дается краткое описание всех, входящих в него, разделов.
Заголовок отчета. Появляется только на первой странице отчета в начале перед верхним колонтитулом
Верхний колонтитул . Обычно в нем располагаются заголовки колонок, если отчет представлен в табличной форме.
Заголовок группы . Появляется в начале новой группы.
Область данных . Содержит основную часть данных отчета. Элементы этой области повторяются для каждой выбранной из таблицы записи.
Примечание группы . Располагается в конце группы записей. Используется для указания числа записей или суммы полей группы.
Нижний колонтитул . Используется чаще всего для нумерации страниц. Располагается на каждой странице отчета.
Примечание отчета . Появляется только один раз в конце отчета и может содержать, например, резюмирующую информацию обо всем отчете.
При создании отчета с помощью конструктора в его форме по умолчанию располагаются три области: Верхний колонтитул, Область данных, Нижний колонтитул. Чтобы установить или убрать все остальные области, используются соответствующие командыменю Вид : Колонтитулы , Заголовок/примечание отчета .
Министерство образования и науки Российской Федерации
Федеральное агентство по образованию
Саратовский государственный технический университет
Балаковский институт техники, технологии и управления
Создание отчетов
Методические указания к выполнению лабораторной работы
по курсу «Информационное обеспечение систем управления»
для студентов специальности 210100
очной и заочной форм обучения
Одобрено
редакционно-издательским советом
Балаковского института техники,
технологии и управления
Балаково 2010
Отчет выполняет в программе Microsoft Access особую "презентационную" миссию, обеспечивая вывод на экран или бумажный носитель информации из базы данных в наиболее удобном для восприятия и работы виде. Если такие объекты, как, например, таблицы и формы, используются для ввода данных, а запросы позволяют редактировать данные и выполнять поиск необходимых записей, то благодаря отчетам все важные сведения, хранимые в таблицах, могут быть переданы другим людям для дальнейшего использования, причем как в электронном виде, так и в виде печатных документов.
Отчеты могут содержать данные из одной или нескольких таблиц либо запросов и быть как одностраничными (например, счет с реквизитами покупателя и списком заказанных товаров, включая их цены и количество), так и многостраничными (например, каталог товаров или ведомость выдачи зарплаты). В отчеты можно поместить графики и рисунки, включить нумерацию страниц и выводить значения вычисляемых полей. Записи, отображаемые в отчете, можно отсортировать по одному или нескольким полям, а также сгруппировать, применяя к таким группам необходимые статистические вычисления.
Создание простого отчета
Первый и самый простой инструмент, с помощью которого можно начать знакомство с отчетами, - это средство Отчет . Все, что он позволяет сделать, - это указать таблицу или запрос, которые должны стать источником данных для создаваемого отчета. Возможность выбора полей не предусмотрена: в такой отчет помещаются все поля исходной таблицы или запроса. Хотя инструмент Отчет работает только с одной таблицей, на основании хорошо продуманного многотабличного запроса он позволяет быстро перенести на бумагу данные из нескольких таблиц.
Чтобы воспользоваться помощью этого инструмента, выполните следующее.
1. В области переходов щелкните на запросе СуммаПродажи .
2. На вкладке Создание щелкните на кнопке Отчет группы Отчеты .
На экране появится созданный приложением Access табличный отчет (как показано на рис. 1). Новый отчет открыт в режиме макета.
3. Сохраните созданный вами новый объект, щелкните на кнопке Сохранить панели быстрого доступа, укажите в появившемся диалоговом окне Сохранение имя отчета ПростойОтчет и щелкните на кнопке ОК .
Еще один вариант создания отчета - использование инструмента Пустой отчет группы Отчеты . С его помощью можно перенести в пустой отчет, открытый в режиме макета, необходимые поля из области Список полей , а затем, воспользовавшись инструментами группы Элементы управления вкладки Форматирование , добавить в новый отчет заголовок, фирменный логотип, номера страниц или дату и время.
Создание отчета с помощью мастера
Мастер создания отчетов работает с полями нескольких таблиц или запросов и создает отчеты с более сложной структурой, в которой допускается группировка записей по некоторым логическим категориям. Как и в случае с мастером создания форм, мастер отчетов позволяет быстро создать структуру отчета, которую потом можно доработать в режиме макета или конструктора.
В качестве примера создадим с помощью мастера отчет, который отображал бы сведения о всех заказах, сделанных тем или иным клиентом. Такой отчет будет включать поля из нескольких (а точнее, из трех) таблиц базы данных Склад.
Чтобы создать отчет под руководством мастера, выполните следующее.
1. На вкладке Создание щелкните на кнопке Мастер отчетов (группа Отчеты ). На экране появится первое окно мастера создания отчетов.
2. Окно выбора полей . Выберите из раскрывающегося списка Таблицы и запросы таблицу или запрос, которые содержат поля будущего отчета. Для нашего примера первой следует выбрать таблицу Клиенты . Список в области Доступные поля заполнится полями указанной таблицы или запроса.
3. Мастер позволяет включить в новый отчет поля и из разных таблиц. Для создаваемого в качестве примера отчета в список Выбранные поля должны быть перенесены такие поля, как Фирма (таблица Клиенты ), ДатаОформления и Количество товара (таблица Выдача товаров ), Наименование , Ед_измерения и ЦенаПродажи (таблица Товары ) как показано на рис. 2.
Переносите поля в список Выбранные поля в той последовательности, в которой они должны будут располагаться в готовом отчете.
4. Вид представления данных . В следующем окне, которое активизируется только в том случае, если в отчет включены поля из нескольких таблиц, мастер предложит выбрать вид представления данных (рис.3). В нашем примере мастер позволяет сгруппировать информацию отчета на основе данных любой из четырех таблиц указанных в списке. В качестве подсказки справа отображается образец будущей страницы отчета, соответствующий выбранной схеме организации. Так как наша задача - подготовить отчет, демонстрирующий, какие заказы были сделаны конкретными покупателями, примите настройки, предложенные мастером (т.е. группировка по имени клиента), и щелкните на кнопке Далее .
5. Группировка записей . Следующее окно мастера позволяет выбрать поля для группировки. Другими словами, здесь определяются поля, значения которых будут использованы для создания заголовков групп. Чтобы задать группировку по определенному полю, щелкните на имени требуемого поля в списке слева, а затем - на кнопке со значком ">". В нашем примере задайте группировку по полю ДатаОформления, затем щелкните на кнопке Группировка и в поле Интервалы группировки выберите значение обычный , а затем на ОК . Щелкните на кнопке Далее .
В отчете можно определить всего четыре уровня группировки. Если возникла необходимость реорганизовать структуру отчета и выделить некоторые другие логические подразделы отчета, воспользуйтесь кнопками Уровень . Кнопка со стрелкой, направленной вверх, повышает уровень выделенного поля в иерархии групп, а кнопка со стрелкой, направленной вниз, - соответственно, понижает.
6. Сортировка данных . Следующее окно мастера позволяет выбрать порядок сортировки для записей отчета, которые будут отображаться непосредственно в группах. Мастер позволяет выбрать до четырех полей сортировки. Чтобы задать поле, по которому будет производиться сортировка, выберите имя нужного поля из раскрывающегося списка под номером 1. Справа от этого списка расположена кнопка, на которой указан порядок сортировки. Кнопка действует как переключатель: чтобы изменить принятый по умолчанию порядок сортировки по возрастанию на обратный (по убыванию), просто щелкните на данной кнопке.
Для отчета, создаваемого в рамках нашего примера, полем сортировки является поле Наименование. Выполнив нужные настройки, щелкните на кнопке Далее .
7. Макет отчета . Новое окно предлагает выбрать макет отчета. Список доступных опций макета представлен справа в виде группы переключателей. Слева расположена область предварительного просмотра, в которой при выборе соответствующего переключателя схематично отображается вид будущего отчета. Ознакомившись с предлагаемыми типами макетов, выберите переключатель наиболее подходящего (для нашего примера выбран макет блок ).
Кроме того, в текущем окне мастера можно указать ориентацию нового отчета (книжная или альбомная), выбрав соответствующий переключатель группы Ориентация, а также настроить ширину полей для размещения на одной странице (флажок данной опции по умолчанию установлен). Чтобы перейти к следующему окну мастера, щелкните на кнопке Далее .
Если для будущего отчета не заданы никакие настройки группирования записей, в списке типов макетов будут предложены только элементы в столбец , табличный и выровненный .
8. Следующее окно мастера предлагает выбрать стилевое оформление для отчета. Список всех доступных стилей представлен в правой части окна. Щелкнув на одном из них, в расположенной слева области предварительного просмотра можно увидеть, как будет выглядеть новый отчет. Ознакомившись с доступными вариантами, щелкните на наиболее подходящем (например, Стандартная ), а затем - на кнопке Далее .
9. На заключительном этапе мастер предлагает указать заголовок для отчета. Введите нужный заголовок (например, ЗаказыКлиентов) в соответствующее текстовое поле диалогового окна или оставьте предложенное мастером имя без изменений (по умолчанию это название таблицы, на основе которой создавался отчет). Затем примите предложенную по умолчанию опцию Просмотреть отчет и щелкните на кнопке Готово .
Мастер создает отчет с учетом всех указанных вами настроек, сохраняет его пол именем, заданным в последнем окне мастера, и открывает отчет в режиме Предварительный просмотр (рис. 4).
Отметим, что отчет получился вполне презентабельным, хотя есть и явные "промашки" мастера: например, поле Количество в отчете вообще не наблюдается. Причина этого - установленный при выборе макета будущего отчета флажок Настроить ширину полей для размещения на одной странице . Программа Access, следуя такой настройке, автоматически размещает все поля отчета на одной странице, нередко прибегая к их усечению. Если флажок снят, на странице будет присутствовать столько полей, сколько можно разместить на ней, не изменяя их ширину. Остальные поля переносятся на следующую страницу. Все дальнейшие операции по усовершенствованию макета отчета выполняются в режиме макета или конструктора отчетов.
Усовершенствование отчета
1. Перейдя в режим макета, выделите поле ДатаОформления , щелкнув на подписи ДатаОформления . Теперь в макете отчета поле вместе с его подписью выделено как единый столбец. Чтобы изменить ширину этого столбца, перетащите левую границу так, чтобы данное поле уменьшилось, а поле Фирма увеличилось.
2. Аналогичным образом следует корректно настроить ширину столбцов с заголовками Ед_измерения (уменьшить), ЦенаПродажи (уменьшить) и Количество товара (увеличить).
3. Щелкните на первой ячейке со значением поля Фирма , чтобы выделить этот столбец без заголовка. Далее на вкладке Главная воспользуйтесь кнопками Полужирный и Курсив группы Шрифт , чтобы применить полужирное курсивное начертание для поля Фирма .
Для текстовых полей большой длины и полей с данными типа Поле MEMO, содержащих записи переменной длины, очень полезно использование таких свойств, как Расширение и Сжатие . Установить их можно на вкладке Макет диалогового окна свойств элемента управления как в режиме макета, так и в режиме конструктора. Применение опции Расширение позволяет программе Access при заданной ширине элемента управления, связанного с МЕМО-полем, варьировать его высоту. Опция Сжатие дает возможность избавиться от пустых строк в поле, автоматически уменьшая его высоту.
Структура отчета
Как видно из рис. 5, отчет может состоять из различных разделов.
Заголовок отчета . Содержит информацию общего характера (как правило, надпись с названием отчета), которая печатается один раз в начале отчета. Кроме того, под раздел заголовка отчета может быть выделена одна или несколько отдельных страниц, на которых оформляется титульный лист отчета или размещаются диаграммы и рисунки.
Верхний колонтитул . Раздел Верхний колонтитул содержит информацию, которая должна выводиться вверху на каждой странице отчета, например подписи для подсоединенных элементов управления, номера страниц или даты.
Заголовок группы . Содержит такие данные, как заголовок группы или итоговые значения для группы (последние могут быть также включены в раздел Примечание группы, размещаемый под областью данных). В строке заголовка указывается поле, по которому выполняется группировка записей.
Область данных . Область, в которой располагаются фактические данные из полей таблиц.
Заголовки полей (подписи) печатаются в отчетах "в столбик" в области данных вместе сданными каждой записи, а в табличных (ленточных) отчетах - выводятся один раз в разделе верхнего колонтитула.
Нижний колонтитул . В этом разделе выводится информация, которая должна присутствовать на каждой печатаемой странице: номер страницы отчета, дата или некоторые итоговые значения.
Примечание отчета . Этот раздел содержит сведения, которые должны быть распечатаны один раз в конце отчета , сразу за нижним колонтитулом последней страницы: текущая дата, итоговые значения по всем данным отчета, текст заключения, а также, возможно, контактная информация разработчиков отчета.
В том случае если отчет создается в режиме конструктора "с нуля", в рабочей области окна конструктора отображаются только разделы Верхний колонтитул , Область данных и Нижний колонтитул . Вывести на экран разделы Заголовок отчета или Примечание отчета можно с помощью команды Заголовок/примечание отчета группы Показать или скрыть (вкладка Упорядочить ). (Чтобы добавить или удалить колонтитулы, используется команда Колонтитулы страницы этой же группы.) Размеры всех разделов можно произвольно изменять.
Настройка отчета в режиме конструктора
При работе в режиме конструктора отчетов (как и при создании форм) доступна группа Элементы управления и область Список полей. При создании отчета "с нуля" в режиме конструктора последовательность действий в точности совпадает с этапами разработки в режиме конструктора новой формы.
Разделители страниц
Когда в отчете необходимо "в принудительном порядке" напечатать определенную информацию на отдельной странице, используется разделитель страниц . Чтобы поместить его в макет отчета, достаточно всего лишь щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группы Элементы управления .
Разместить разделитель можно в любом разделе отчета, за исключением колонтитулов. Для размещения разделителя, например в заголовке, необходимо:
1. Щелкнуть на кнопке Разрыв страницы группыЭлементы управления . Указатель мыши примет вид пиктограммы страницы со знаком "плюс" (+) слева вверху.
2. Поместить указатель в том месте отчета, где должен располагаться разделитель страниц, и щелкнуть левой кнопкой мыши. У левого края отчета появится ряд крупных черных точек - маркеры разделителя страниц. Заголовок отчета теперь печатается не сплошным текстом, а разбит на два подраздела, каждый из которых начинается с новой страницы.
Добавление рисунков в отчеты
В будущий отчет можно включить любое графическое изображение, например логотип компании, рисунок или отсканированную фотографию. Чаще всего рисунки размещаются в заголовке или примечании отчета, заметно преображая его.
Рассмотрим, как добавить в заголовок отчета в режиме конструктора готовое изображение (в режиме макета последовательность действий будет практически аналогичной). Следуйте таким инструкциям.
1. Чтобы разместить рисунок в разделе Заголовок отчета , увеличьте этот раздел, перетащив с помощью мыши вниз заголовок раздела Верхний колонтитул .
2. Щелкните на кнопке Эмблема в группе Элементы управления . На экране появится диалоговое окно Выбор рисунка .
3. С помощью раскрывающегося списка Папка найдите диск и папку, в которой хранится нужное изображение, затем откройте ее и щелкните на имени нужного файла. Выделив требуемый элемент, щелкните на кнопке ОК.
Изображение теперь вставлено в отчет. Увеличьте его до нужных размеров и переместите в необходимое место (рис.6).
4. Сохраните изменения, щелкнув на кнопке Сохранить панели быстрого доступа.
Группирование и сортировка записей в отчетах
Мастер создания отчетов вполне достойно справляется с группированием записей по определенному полю (или полям), но эту операцию при желании можно выполнить и самостоятельно, в режиме конструктора или макета. Основным инструментом для воплощения в жизнь таких структурных преобразований в версии Access 2007 является группа Группировка и итоги , которая доступна на вкладке Формат в режиме макета или на вкладке Конструктор режима конструктора отчетов.
Чтобы проиллюстрировать возможности инструментов этой группы, создадим простой отчет, содержащий краткую информацию об имеющихся в наличии и отсутствующих на складе товарах. Структура подобного отчета, созданного на основе таблицы Товары с помощью мастера, представлена на рис. 7. Операции группирования в этом отчете пока отсутствуют. Наша задача состоит в том, чтобы модифицировать исходный отчет, обеспечив печать наименований товаров, сгруппированных по полю Наличие.
Чтобы создать новую группу в отчете, выполните (например, в режиме конструктора) следующее:
1. Щелкните на кнопке Группировка и сортировка группыГруппировка и итоги . В окне конструктора появится область Группировка, сортировка и итоги (рис. 8). В нашем примере ее строки еще не заполнены; в области присутствуют только два пункта: Добавить группировку и Добавить сортировку .
2. Щелкните на кнопке Добавить группировку . В области Группировка, сортировка и итоги появится новая строка с открытым списком всех доступных полей.
3. Выберите из списка выбрать поле нужное поле для группировки. Для рассматриваемого примера это поле Наличие . Результатом такой операции станет появление в отчете нового раздела (Заголовок группы «Наличие»).
4. Примите предложенный по умолчанию порядок сортировки (сначала установленные, затем снятые ) или выберите из раскрывающегося списка другой вариант - сначала снятые, затем установленные .
5. Просмотрите все параметры для уровня группировки, щелкнув на пункте Больше требуемого уровня.
6. Чтобы указать поле (поля) сортировки записей в группе, включите нужное поле и порядок сортировки в новую строку области . (В нашем примере записи группы должны быть отсортированы по значениям поля Наименование , как показано на рис. 9).
Теперь, если щелкнуть на кнопке Вид и перейти в режим предварительного просмотра (рис. 10), можно отметить, что записи отчета организованы иначе, а именно сгруппированы по значениям поля Наличие . Записи каждой группы, кроме того, отсортированы по полю Наименование .
Однако сам отчет можно сделать более информативным, если перенести заголовки столбцов, а также поле, по которому выполняется группировка (вместе с его подписью), в раздел Заголовок группы «Наличие» , как показано на рис. 11. Полученный отчет с группировкой представлен на рис. 12.
Добавление вычисляемых элементов управления
Когда необходимо разместить в отчете некоторые вычисляемые данные, создается новый свободный элемент управления типа Поле , имеющий вычисляемое значение. Разместить его можно в любом разделе отчета. Формула, по которой вычисляется значение такого элемента управления, может включать значения полей одной или нескольких таблиц, а также функции и выражения.
Обратимся к ранее созданному отчету ЗаказыКлиентов и добавим в него вычисляемое поле СуммаЗаказа , а также итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа . Последовательность действий при включении в отчет вычисляемого поля будет следующей.
1. Справа от поля Количество товара вставьте в Верхний колонтитул элемент управления Подпись и введите в него слово Сумма , а в Область данных элемент управления Поле (при этом подпись элемента Поле удалите).
2. Дважды щелкнув на новом элементе управления Поле , введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) новое выражение, по которому будут производиться вычисления. Для нашего примера такой формулой будет =[ЦенаПродажи]*[Количество товара], как показано на рис. 13. (Новому элементу управления можно дать более содержательное имя, например СуммаЗаказа , указав его в поле свойства Имя вкладки Все окна свойств.)
Любая формула вычисляемого поля должна начинаться со знака равенства «=».
4. С помощью инструментов группы Выравнивание элемента управления и группы Размер (вкладка Упорядочить) откорректируйте размеры и размещение элементов управления в разделах Верхний колонтитул и Область данных (рис. 14 ).
5. Чтобы включить в отчет итоговое поле ОбщаяСуммаЗаказа , необходимо изменить структуру отчета, добавив раздел Примечание группы ДатаОформления . Чтобы сделать это, отобразите область Группировка, сортировка и итоги , щелкните на пункте Больше строки группировки поля ДатаОформления, а затем выберите значение с раз делом примечания из списка без раздела примечания .
6. Теперь разместим в разделе Примечание группы ДатаОформления вычисляемое поле ОбщаяСуммаЗаказа и его подпись, для чего следует поочередно скопировать в этот раздел подпись Сумма и элемент управления СуммаЗаказа (перед выполнением команды Вставить необходимо выделить тот раздел, куда будет выполняться вставка, щелкнув на полосе этого раздела).
7. Щелкнув внутри новой подписи, введите подходящий текст, например Общая сумма для текущего заказа , увеличив, соответственно, размеры этого элемента управления.
8. Дважды щелкнув на новом элементе управления, введите в открывшейся области свойств (вкладка Данные , свойство Данные ) итоговую формулу =Sum([ЦенаПродажи]*[Количество товара]), затем щелкните на вкладке Все и укажите в поле свойства Имя новое имя вычисляемого элемента управления - ОбщаяСуммаЗаказа .
9. После некоторых операций форматирования структура отчета в режиме конструктора выглядит аналогично представленной на рис. 15. Сам отчет, в котором выводятся теперь вычисляемые и итоговые значения, показан на рис. 16.
Создание главной кнопочной формы с помощью Диспетчера кнопочных форм
Выберите на вкладке Работа с базами данныхкнопку Диспетчер кнопочных форм. На заданный вопрос ответьте Да. В результате вы получите диалоговое окно Диспетчера кнопочных форм .
Щелкните в окне Диспетчер кнопочных форм по кнопке Изменить.
В открывшемся диалоговом окне Изменение страницы кнопочной формы в поле Название кнопочной формы введите имя формы Склад , затем щелкните по кнопке Создать. Появится диалоговая окно Изменение элемента кнопочной формы. Измените содержимое полей Текст на – Товары на складе, Команда на -Открыть отчет, Отчет на – Товары_на_складе (Команду и Отчет выбирайте из списка, а не набирайте вручную). Щелкните по кнопке ОК.
Аналогично в окне Изменение страницы кнопочной формы создайте еще два элемента кнопочной формы:
- Заказы клиентов. Эта кнопка открывает отчет ЗаказыКлиентов ;
- Выход. Эта кнопка осуществляет Выход из приложения .
Закройте диалоговое окно Изменение страницы кнопочной формы, а затем - Диспетчер кнопочных форм.
Проверьте работу всех кнопок кнопочной формы.
Чтобы кнопочная форма автоматически появлялась при запуске базы данных, щелкните на кнопке “Office”, а затем на кнопке Параметры Access . Появится диалоговое окно Параметры Access , в котором на вкладке Текущая база данных в поле Форма просмотра выберите Кнопочная форма .
Нажмите на кнопке ОК .
В этом уроке поговорим на тему «Способы создания отчета в Microsoft Office Access». Access предоставляет в распоряжение пользователей средства для создания отчета. Отчет — объект базы данных Microsoft Access, предназначенный для вывода на печать данных, организованных и отформатированных в соответствии с требованиями пользователя.
При создании отчета можно воспользоваться стандартными средствами, ускоряющими процесс создания отчета или разработать специальный формат с помощью конструктора отчетов. Конструктор отчетов позволяет создавать отчеты, как в табличном виде, так и в свободной форме.
Табличный отчет представляет собой напечатанную таблицу, в которой данные упорядочены по столбцам и строкам. Каждый из столбцов содержит поле исходной таблицы или вычисляемое поле, а строка представляет собой запись. Табличный отчет позволяет напечатать данные из таблиц в наиболее простом и естественном виде. Однако они не пригодны в тех случаях, когда по¬ля исходной таблицы должны располагаться в специально отведенных для них местах отчета (почтовые этикетки, чеки, письма).
Отчеты в свободной форме позволяют устранить ограничения, свойственные табличным отчетам. При получении отчета в свободной форме можно воспользоваться стандартным форматом, автоматически создаваемым Access для каждой таблицы. В этом формате поля исходной таблицы расположены вертикально. Однако с помощью конструктора отчетов можно разработать специальный формат, где поля исходной таблицы расположены в требуемых местах отчета.
В Access используются следующие средства для создания отчета (рис.1):
- Отчет , позволяющий автоматически создать отчет с полями, расположенными в один или несколько столбцов;
- Мастер отчетов , позволяющий создать настраиваемый отчет на основе выбранных полей;
- Конструктор отчетов , в котором можно самостоятельно разработать собственные отчеты с заданными свойствами;
- Пустой отчет , позволяющий самостоятельно вставлять поля и элементы управления и дорабатывать форму отчета;
- Наклейки , позволяющий создать отчет для почтовых наклеек или другие этикетки.
Рис.1 — Способы создания отчета в Microsoft Office Access
Для создания самого простого отчета в Access необходимо выполнить следующие действия:
- открыть окно базы данных;
- убедиться, что в области переходов выбрана таблица;
- выполнить команду Отчет в группе «Отчеты», на Ленте во вкладке Создание .
На экране появится готовый к использованию отчет, в который включены все поля таблицы. Их названия располагаются горизонтально в том порядке, в каком они находятся в таблице. Снизу под названием каждого поля отображается его значение в таблице.
Расположение полей и записей в автоматически созданных отчетах подходит не для всех случаев, в частности, при их большом количестве. Однако отчеты могут пригодиться, когда создаются на основе запросов, выводящих на экран только нужные поля. Можно также использовать запрос для определения тех записей и порядка их сортировки, которые будут включены в отчет.
Для закрепления темы Способы создания отчета в Microsoft Office Access смотрим видеоурок.
