Подсчеты в excel. Правила записи функций Excel

Всем привет. Мы с вами уже знаем, как выглядит , из каких она состоит. Самое время попробовать программу в деле, вы узнаете, как работать в Excel. Мы создадим новый документ, внесем в него данные, выполним простые расчеты и построим временную диаграмму. После освоения этого урока вы уже сможете работать в Экселе, выполнять лёгкие задачи. Это будет первый уверенный шаг к профессиональному использованию Эксель.

Исходные данные: ежемесячные объёмы продаж товара в 2015 году, стоимость единицы товара, выручка за 2014 год помесячно. Приступаем к расчетам.

Как создать документ Эксель

Если Excel у вас еще не запущен – нажмите Пуск — Все программы — Microsoft Office , и в открывшейся папке – Excel . Программа будет запущена. В открывшемся окне выберите Пустая книга .

Создание нового документа Excel

Если программа уже запущена – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+N для создания новой рабочей книги.

Заполняем лист Excel данными

В результате, перед вами новый пустой документ с активным листом «Лист 1» . Давайте заполним его исходными данными. Начнём с шапки, т.е. определимся со структурой таблицы. Пусть в первом столбце будут месяцы года.

Кликните левой кнопкой мыши в ячейку А1, она будет активизирована для заполнения. Напишите: «Месяц»
Аналогично в колонке В1 запишем «Выручка 2015»
С1 – «Продажи»
D1 – «Цена»
E1 – «Выручка 2014»

Шапка готова.

Теперь напишем названия месяцев в столбце А. Установите курсор в ячейку А2, напишите «Январь» и нажмите Enter . Табличный курсор перенесётся на одну строчку вниз. Чтобы заполнить последующие месяцы – воспользуемся функцией Эксель – автозаполнение. Верните курсор в ячейку А2 и наведите мышью на квадратик в нижнем правом углу активной клетки. При этом, курсор превратится в чёрный крестик. Зажмите левую кнопку мыши и тяните курсор вниз, как бы растягивая надпись «Январь» вниз. Эксель автоматически будет записывать новые месяца в каждой следующей строчке.

Пока вы не отпустили мышь – программа показывает подсказку о том, какой месяц будет в соответствующей ячейке. Посмотрите, на рисунке я дотянул список месяцев до мая. Вы же протяните курсор на 11 строчек вниз, на подсказке отобразится «декабрь». Отпускайте мышь и «вуа-ля», одним взмахом руки мы прописали целых 12 месяцев!

Автозаполнение ячеек в MS Excel

Теперь заполним количества и цены. Поставим курсор в клетку С2, запишем количество и нажмём Ввод на клавиатуре. Выделение переместится в С3, там тоже запишем количество. Так, заполняем все продажи до декабря (С13). Аналогично поступим с ценами в столбце D. В нашем примере цены содержат копейки. В русифицированной версии Excel они отделаются от целой части запятой. В оригинальной версии – точкой. Еще заполним выручку 2014 года. Вот так будет выглядеть заполненная таблица данных:

Таблица заполнена исходными данными

Расчеты в Эксель

Важно! Все формулы в Excel начинаются со знака «=» . Если первый символ в ячейке – этот знак, программа понимает, что дальше будет следовать вычисляемая формула.

Активизируем ячейку B2 и вычислим выручку в январе 2015 года. Напишем «=» и кликнем левой кнопкой мыши на ячейку С2, задав ссылку на продажи января. Дальше ставим знак умножения «*» и кликаем на D2 – ссылка на стоимость товара. Жмём Enter и видим, что в выделенной ячейке отобразился результат расчётов, а в строке формул для этой ячейки – введенная нами формула. Excel извлечёт значение из С2 и умножит его на значение в D2. Если изменить любое из них – формула сразу же будет пересчитана. Больше информации о правилах расчета я написал в статьях и . Там всё это расписано более детально.

Формула и результат вычисления

Давайте протянем эту формулу на все строки таблицы, как мы делали с заполнением месяцев. Тянем за квадратик в правом нижнем углу ячейки с формулой. Результат – программа просчитала выручку для всех месяцев. Обратите внимание, при протягивании изменяются адреса ссылок в формуле. Например, в ячейке В12 у нас формула: =C12*D12 , а не =C2*D2 . Это потому, что у нас по умолчанию применились .

Теперь вычислим разницу между выручкой 2014 и 2015 годов. Назовём столбец F – «Разница». Методика написания формул не меняется, только вычислим =В2-Е2 , протянем формулу для всех месяцев. Видим, например, что в январе 2015 года наша выручка на 7,5 ед. меньше, чем в 2014.

Графики Excel

Осталась последняя задача – построить временную диаграмму и визуально оценить динамику продаж (более детально вопрос диаграмм я рассмотрел в ).

Чтобы построить график, нужно выделить диапазон (почитайте ) данных, на основании которых будет выстроена кривая. Наведите курсор мышки на ячейку А2. Зажмите левую кнопку и тяните курсор к ячейке В13. После этого отпустите кнопку мыши. Если вы всё сделали правильно, диапазон А2:В13 будет выделен тёмным цветом.

Строим график на основании выделенных данных. Для этого, не ленте перейдите на вкладку Вставка , а там – Диаграммы — Вставить график — График с маркерами . На экране появится диаграмма изменения выручки по месяцам 2015 года. Первый выделенный столбец программа использовала для подписей по горизонтальной оси, а второй – для значений по вертикальной.

Результат вычислений

Сохраняем расчеты

Чтобы сохранить наш документ – нажмите комбинацию клавиш Ctrl+S , в открывшемся окне нажмите Обзор . Открывается стандартное окно сохранения, где нужно указать расположение файла и задать его имя. Нажатием кнопки Сохранить, подтверждаем создание нового файла.

Сохранение нового документа

Вот мы и выполнили минимальную задачу, а заодно познакомились с основными возможностями Эксель. Дальше мы будем расширять и совершенствовать полученные знания. В ближайших постах мы рассмотрим , некоторые специальные возможности для ввода. Если у вас остались вопросы – задавайте в комментариях, обязательно отвечу.

Всегда ваш, Александр Томм.

Создание электронной таблицы непредставимо без различных вычислений. Объясняется это просто: один из важнейших этапов изучения – освоение того, как осуществляется работа с формулами в Excel . Важно понимать, что помимо расчета различных значений программа позволяет работать с массивами: находить среднее, максимальное и минимальное значение, вычислять сумму и прочее.

Особенности расчетов в Excel

Excel позволяет пользователю создавать формулы разными способами:

ввод вручную;
применение встроенных функций.

Отличительной чертой формулы в Экселе независимо от способа создания заключается в том, что она начинается знаком равно (=). Если ячейка содержит формулу, в самой таблице пользователь видит результат вычисления. Выражение, по которому была рассчитана ячейка, отражает строка состояния.

Двойной щелчок по интересующей ячейке позволяет выделить цветом параметры, использованные в процессе вычисления.

Ручное создание формул Excel

Ввод вручную применим, когда необходимо осуществить простые расчеты (сложение, вычитание, умножение, деление) небольшого количества данных. Чтобы ввести ее следует выполнить следующие шаги:

Создать формулу можно с использованием чисел и при помощи ячеек, содержащих данные. В первом случае значения вводятся с клавиатуры, во втором – нужные ячейки выделяются щелчком мыши.

Между операндами ставят соответствующий знак: +, -, *, /. Легче всего их найти на дополнительной цифровой клавиатуре.

Использование функций Майкрософт Эксель

Помимо ручного ввода формулы в Экселе задаются при помощи встроенных функций. Используемые величины называют аргументами.

Для выбора требуемой функции нужно нажать на кнопку fx в строке состояния или (если вы работаете в 2007 excel) на треугольник, расположенный около значка автосуммы, выбрав пункт меню « ».

В открывшемся окне следует выбрать необходимую категорию и непосредственно функцию.

После нажатия клавиши ОК пользователю будет предложено ввести аргументы. Для этого требуется нажать соответствующую кнопку и выделить требуемый диапазон данных, после нажатия кнопки справа от окошка происходит возврат к окну ввода аргументов. При щелчке по ОК происходит вычисление значения.

Категории функций Эксель

Функции, встроенные в Excel, сгруппированы в несколько категорий:

1. Финансовые позволяют производить вычисления, используемые в экономических расчетах, связанных обычно с ценными бумагами, начислением процентов, амортизацией и другими показателями;
2. Дата и время. Эти функции позволяют работать с временными данными, например, можно вычислить день недели для определенной даты;
3. Математические позволяют произвести расчеты, имеющие отношения к различным областям математики;
4. Статистические позволяют определить различные категории статистики – дисперсию, вероятность, доверительный интервал и другие;

Для обработки ссылок и массивов;
Для работы с базой данных;
Текстовые используются для проведения действия над текстовой информацией;
Логические позволяют установить условия, при которых следует выполнить то или иное действие;
Функции проверки свойств и значений.

Правила записи функций Excel

В процессе создания функций следует четко соблюдать ряд правил использования знаков препинания. Если пренебрегать этим правилом, программа не сумеет распознать функцию и аргументы, а значит, результат вычислений окажется неверным.

Если функция стоит в самом начале, перед ее написанием обязательно должен идти знак равенства. Он помогает Excel определить необходимость проведения вычислений.

Все аргументы должны быть записаны в круглых скобках. Не допускается наличие пробелов между скобкой и функцией.

Для разделения аргументов используется знак «;». Если для вычисления используется массив данных, начало и конец его разделяются двоеточием.

Редактирование формул Microsoft Excel

Нередко работа с формулами в MS Excel требует внесения изменений в нее уже после создания. Редактируют использованные аргументы, числовые значения, математические знаки.

Для изменения выражения следует щелкнуть по ячейке, в которой она содержится. После этого можно воспользоваться следующими вариантами:

кликнуть в строке состояния;
нажать на клавиатуре F2;
либо два раза щелкнуть мышью по ячейке. (как вам удобнее)

В результате любого из предложенных действий выражение в ячейке станет доступно для изменений. После их внесения для сохранения результата достаточно нажать на клавиатуре клавишу Enter.

Ошибки в формулах Excel

В случае неверного ввода аргументов результат вычислений может быть непредсказуем. В том случае, если в процессе работы с формулами в Excel возникнет ситуация, когда вычисление будет невозможно, программа сообщит об ошибке. Расшифруем наиболее часто встречающиеся:

### – ширины столбца недостаточно для отображения результата;
#ЗНАЧ! – использован недопустимый аргумент;
#ДЕЛ/0 – попытка разделить на ноль;

#ИМЯ? – программе не удалось распознать имя, которое было применено в выражении;
#Н/Д – значение в процессе расчета было недоступно;
#ССЫЛКА! – неверно указана ссылка на ячейку;
#ЧИСЛО! – неверные числовые значения.

Копирование формул Excel

В случае необходимости формулу можно внести в несколько ячеек. Для этого можно использовать несколько способов:

Абсолютные и относительные ссылки в Эксель

В процессе создания электронных таблиц пользователь неизбежно сталкивается с понятием ссылок. Они позволяют обозначить адрес ячейки, в которой находятся те или иные данные. Ссылка записывается в виде А1, где буква означает номер столбца, а цифра – номер строки.

В процессе копирования выражений происходит смещение ячейки, на которую оно ссылается. При этом возможно два типа движения:

при вертикальном копировании в ссылке изменяется номер строки;
при горизонтальном перенесении изменяется номер столбца.

В этом случае говорят об использовании относительных ссылок. Такой вариант полезен при создании массивных таблиц с однотипными расчетами в смежных ячейках. Пример формулы подобного типа – вычисление суммы в товарной накладной, которое в каждой строке определяется как произведение цены товара на его количество.

Однако может возникнуть ситуация, когда при копировании выражений для расчетов требуется, чтобы она всегда ссылалась на одну и ту же ячейку. Например, при переоценке товаров в прайсе может быть использован неизменный коэффициент. В этом случае возникает понятие абсолютной ссылки.

Закрепить какую-либо ячейку можно, используя знак $ перед номером столбца и строки в выражении для расчета: $F$4. Если поступить таким образом, при копировании номер ячейки останется неизменным.

Имена в формулах Эксель

При создании объемных таблиц использовать стандартные ссылки на ячейки зачастую становится неудобно. В этом случае гораздо удобнее использовать так называемые имена. То есть определенной ячейке, массиву или формуле задается конкретное имя. Такие заголовки гораздо легче запоминаются.

Еще одно преимущество использования имени в Excel проявляется при изменении структуры таблицы. В этом случае не придется вручную править все выражения. Достаточно изменить ссылки в определении имен. В результате будут скорректированы все выражения, в которых они были использованы.

В открывшемся окне задается любое удобное пользователю название. После этого такое имя может быть использовано в любом месте, где требуется прописать ссылку на соответствующую ячейку.

Использование формул в процессе создания таблиц в программе Excel позволяет значительно упростить работу в ней и создать качественные таблицы.

Огромное количество способов их применения ведет к необходимости тщательного изучения возможностей программы. Важно также регулярно совершенствовать свои знания, стараясь изучать нововведения и подстраивая их под свою работу.

Если вы никогда раньше не использовали табличный процессор для создания документов, советуем прочитать наше руководство Эксель (Excel) для чайников.

После этого вы сможете создать свой первый табличный лист с таблицами, графиками, математическими формулами и форматированием.

Подробная информация о базовых функциях и возможностях табличного процессора MS Excel. Описание основных элементов документа и инструкция для работы с ними в нашем материале.

Работа с ячейками. Заполнение и форматирование

Прежде чем приступать к конкретным действиям, необходимо разобраться с базовым элементом любого документа в Excel. Файл Эксель состоит из одного или нескольких листов, разграфленных на мелкие ячейки.

Ячейка – это базовый компонент любого экселевского отчета, таблицы или графика. В каждой клеточке содержится один блок информации. Это может быть число, дата, денежная сумма, единица измерения или другой формат данных.

Чтобы заполнить ячейку, достаточно просто кликнуть по ней указателем и ввести нужную информацию. Чтобы отредактировать ранее заполненную ячейку, нажмите на неё двойным кликом мышки.

Рис. 1 – пример заполнения ячеек

Каждая клеточка на листе имеет свой уникальный адрес. Таким образом, с ней можно проводить расчеты или другие операции. При нажатии на ячейку в верхней части окна появится поле с ее адресом, названием и формулой (если клеточка учуствует в каких-либо расчетах).

Выберем ячейку «Доля акций». Адрес её расположения – А3. Эта информация указана в открывшейся панели свойств. Также мы можем увидеть содержимое. Формул у этой клетки нет, поэтому они не показываются.

Больше свойств ячейки и функций, которые можно задействовать по отношению к ней, доступны в контекстном меню. Кликните на клеточку правой клавишей манипулятора. Откроется меню, с помощью которого можно отформатировать ячейку, провести анализ содержимого, присвоить другое значение и прочие действия.

Рис. 2 – контекстное меню ячейки и ее основные свойства

Сортировка данных

Часто пользователи сталкиваются с задачей сортировки данных на листе в Эксель. Эта функция помогает быстро выбрать и просмотреть только нужные данные из всей таблицы.

Перед вами уже заполненная таблица (как её создать разберемся дальше в статье). Представьте, что вам нужно отсортировать данные за январь по возрастанию. Как бы вы это сделали? Банальное перепечатывание таблицы – это лишняя работа, к тому же, если она объемная, делать этого никто не будет.

Для сортировки в Excel есть специально отведенная функция. От пользователя требуется только:

Выделить таблицу или блок информации;
Открыть кладку «Данные»;
Кликнуть на иконку «Сортировка»;

Рис. 3 – вкладка «Данные»

В открывшемся окошке выберите колонку таблицы, над которой будем проводить действия (Январь).
Далее тип сортировки (мы выполняем группировку по значению) и, наконец, порядок – по возрастанию.
Подтвердите действие, нажав на «ОК».

Рис. 4 – настройка параметров сортировки

Произойдет автоматическая сортировка данных:

Рис. 5 – результат сортировки цифр в столбце «Январь»

Аналогичным образом можно проводить сортировку по цвету, шрифту и другим параметрам.

Математические расчеты

Главное преимущество Excel – возможность автоматического проведения расчетов в процессе заполнения таблицы. К примеру, у нас есть две ячейки со значениями 2 и 17. Как в третью ячейку вписать их результат, не делая расчеты самостоятельно?

Для этого, вам необходимо кликнуть на третью ячейку, в которую будет вписан конечный результат вычислений. Затем нажмите на значок функции f(x), как показано на рисунке ниже. В открывшемся окошке выберите действие, которое хотите применить. СУММ – это сумма, СРЗНАЧ – среднее значение и так далее. Полный список функций и их наименований в редакторе Excel можно найти на официальном сайте компании Microsoft.

Нам нужно найти сумму двух ячеек, поэтому нажимаем на «СУММ».

Рис. 6 – выбор функции «СУММ»

В окне аргументов функции есть два поля: «Число 1» и «Число 2». Выберите первое поле и кликните мышкой на ячейку с цифрой «2». Её адрес запишется в строку аргумента. Кликните на «Число 2» и нажмите на ячейку с цифрой «17». Затем подтвердите действие и закройте окно. Если необходимо выполнить математические действия с тремя или большим количеством клеточек, просто продолжайте вводить значения аргументов в поля «Число 3», «Число 4» и так далее.

Если в дальнейшем значение суммируемых ячеек будет изменяться, их сумма будет обновляться автоматически.

Рис. 7 – результат выполнения подсчетов

Создание таблиц

В экселевских таблицах можно хранить любые данные. С помощью функции быстрой настройки и форматирования, в редакторе очень просто организовать систему контроля личного бюджета, список расходов, цифровые данные для отчетности и прочее.

Таблицы в Excel имеют преимущество перед аналогичной опцией в Word и других офисных программах. Здесь у вас есть возможность создать таблицу любой размерности. Данные заполняются легко. Присутствует панель функций для редактирования содержимого. К тому же, готовую таблицу можно интегрировать в файл docx с помощью обычной функции копирование-вставка.

Чтобы создать таблицу, следуйте инструкции:

Откройте вкладку «Вставка». В левой части панели опций выберите пункт «Таблица». Если вам необходимо провести сведение каких-либо данных, выбирайте пункт «Сводная таблица»;
С помощью мышки выделите место на листе, которое будет отведено для таблицы. А также вы можете ввести расположение данных в окно создания элемента;
Нажмите ОК, чтобы подтвердить действие.

Рис. 8 – создание стандартной таблицы

Чтобы отформатировать внешний вид получившейся таблички, откройте содержимое конструктора и в поле «Стиль» кликните на понравившийся шаблон. При желании, можно создать собственный вид с другой цветовой гаммой и выделением ячеек.

Рис. 9 – форматирование таблицы

Результат заполнения таблицы данными:

Рис. 10 – заполненная таблица

Для каждой ячейки таблицы также можно настроить тип данных, форматирование и режим отображения информации. Окно конструктора вмещает в себя все необходимые опции для дальнейшей конфигурации таблички, исходя из ваших требований.

Добавление графиков/диаграмм

Для построения диаграммы или графика требуется наличие уже готовой таблички, ведь графические данные будут основываться именно на информации, взятой из отдельных строк или ячеек.

Чтобы создать диаграмму/график, нужно:

Полностью выделить таблицу. Если графический элемент нужно создать только для отображения данных определенных ячеек, выделите только их;
Откройте вкладку вставки;
В поле рекомендуемых диаграмм выберите иконку, которая, по вашему мнению, наилучшим образом визуально опишет табличную информацию. В нашем случае, это объемная круговая диаграмма. Поднесите к иконке указатель и выберите внешний вид элемента;

Аналогичным образом можно создать точечные графики, линейные диаграммы и схемы зависимости элементов таблицы. Все полученные графические элементы также можно добавить в текстовые документы Ворд.

В табличном редакторе Excel присутствует множество других функций, однако, для начальной работы будет достаточно и приемов, которые описаны в этой статье. В процессе создания документа многие пользователи самостоятельно осваивают более расширенные опции. Это происходит благодаря удобному и понятному интерфейсу последних версий программы.

Тематические видеоролики:

Здравствуйте!

Многие кто не пользуются Excel - даже не представляют, какие возможности дает эта программа! Подумать только: складывать в автоматическом режиме значения из одних формул в другие, искать нужные строки в тексте, складывать по условию и т.д. - в общем-то, по сути мини-язык программирования для решения "узких" задач (признаться честно, я сам долгое время Excel не рассматривал за программу, и почти его не использовал)...

В этой статье хочу показать несколько примеров, как можно быстро решать повседневные офисные задачи: что-то сложить, вычесть, посчитать сумму (в том числе и с условием), подставить значения из одной таблицы в другую и т.д. То есть эта статья будет что-то мини гайда по обучению самого нужного для работы (точнее, чтобы начать пользоваться Excel и почувствовать всю мощь этого продукта!).

Возможно, что прочти подобную статью лет 15-17 назад, я бы сам намного быстрее начал пользоваться Excel (и сэкономил бы кучу своего времени для решения "простых" (прим.: как я сейчас понимаю) задач)...

Примечание : все скриншоты ниже представлены из программы Excel 2016 (как самой новой на сегодняшний день).

Многие начинающие пользователи, после запуска Excel - задают один странный вопрос: "ну и где тут таблица?". Между тем, все клеточки, что вы видите после запуска программы - это и есть одна большая таблица!

Теперь к главному: в любой клетке может быть текст, какое-нибудь число, или формула. Например, ниже на скриншоте показан один показательный пример:

слева : в ячейке (A1) написано простое число "6". Обратите внимание, когда вы выбираете эту ячейку, то в строке формулы (Fx) показывается просто число "6".
справа : в ячейке (C1) с виду тоже простое число "6", но если выбрать эту ячейку, то вы увидите формулу "=3+3" - это и есть важная фишка в Excel!

Просто число (слева) и посчитанная формула (справа)

Суть в том, что Excel может считать как калькулятор, если выбрать какую нибудь ячейку, а потом написать формулу, например "=3+5+8" (без кавычек). Результат вам писать не нужно - Excel посчитает его сам и отобразит в ячейке (как в ячейке C1 в примере выше)!

Но писать в формулы и складывать можно не просто числа, но и числа, уже посчитанные в других ячейках. На скриншоте ниже в ячейке A1 и B1 числа 5 и 6 соответственно. В ячейке D1 я хочу получить их сумму - можно написать формулу двумя способами:

первый: "=5+6" (не совсем удобно, представьте, что в ячейке A1 - у нас число тоже считается по какой-нибудь другой формуле и оно меняется. Не будете же вы подставлять вместо 5 каждый раз заново число?!);
второй: "=A1+B1" - а вот это идеальный вариант, просто складываем значение ячеек A1 и B1 (несмотря даже какие числа в них!)

Сложение ячеек, в которых уже есть числа

Распространение формулы на другие ячейки

В примере выше мы сложили два числа в столбце A и B в первой строке. Но строк то у нас 6, и чаще всего в реальных задачах сложить числа нужно в каждой строке! Чтобы это сделать, можно:

в строке 2 написать формулу "=A2+B2" , в строке 3 - "=A3+B3" и т.д. (это долго и утомительно, этот вариант никогда не используют);
выбрать ячейку D1 (в которой уже есть формула), затем подвести указатель мышки к правому уголку ячейки, чтобы появился черный крестик (см. скрин ниже). Затем зажать левую кнопку и растянуть формулу на весь столбец. Удобно и быстро! (Примечание : так же можно использовать для формул комбинации Ctrl+C и Ctrl+V (скопировать и вставить соответственно)).

Кстати, обратите внимание на то, что Excel сам подставил формулы в каждую строку. То есть, если сейчас вы выберите ячейку, скажем, D2 - то увидите формулу "=A2+B2" (т.е. Excel автоматически подставляет формулы и сразу же выдает результат) .

Как задать константу (ячейку, которая не будет меняться при копировании формулы)

Довольно часто требуется в формулах (когда вы их копируете), чтобы какой-нибудь значение не менялось. Скажем простая задача: перевести цены в долларах в рубли. Стоимость рубля задается в одной ячейке, в моем примере ниже - это G2.

Далее в ячейке E2 пишется формула "=D2*G2" и получаем результат. Только вот если растянуть формулу, как мы это делали до этого, в других строках результата мы не увидим, т.к. Excel в строку 3 поставит формулу "D3*G3", в 4-ю строку: "D4*G4" и т.д. Надо же, чтобы G2 везде оставалась G2...

Чтобы это сделать - просто измените ячейку E2 - формула будет иметь вид "=D2*$G$2". Т.е. значок доллара $ - позволяет задавать ячейку, которая не будет меняться, когда вы будете копировать формулу (т.е. получаем константу, пример ниже)...

Как посчитать сумму (формулы СУММ и СУММЕСЛИМН)

Можно, конечно, составлять формулы в ручном режиме, печатая "=A1+B1+C1" и т.п. Но в Excel есть более быстрые и удобные инструменты.

Один из самых простых способов сложить все выделенные ячейки - это использовать опцию автосуммы (Excel сам напишет формулу и вставить ее в ячейку).

сначала выделяем ячейки (см. скрин ниже);
далее открываем раздел "Формулы" ;
следующий шаг жмем кнопку "Автосумма" . Под выделенными вами ячейками появиться результат из сложения;
если выделить ячейку с результатом (в моем случае - это ячейка E8 ) - то вы увидите формулу "=СУММ(E2:E7)" .
таким образом, написав формулу "=СУММ(xx)" , где вместо xx поставить (или выделить) любые ячейки, можно считать самые разнообразные диапазоны ячеек, столбцов, строк...

Довольно часто при работе требуется не просто сумма всего столбца, а сумма определенных строк (т.е. выборочно). Предположим простую задачу: нужно получить сумму прибыли от какого-нибудь рабочего (утрировано, конечно, но пример более чем реальный).

Я в своей таблицы буду использовать всего 7 строк (для наглядности), реальная же таблица может быть намного больше. Предположим, нам нужно посчитать всю прибыль, которую сделал "Саша". Как будет выглядеть формула:

"=СУММЕСЛИМН(F2:F7 ;A2:A7 ;"Саша") " - (прим .: обратите внимание на кавычки для условия - они должны быть как на скрине ниже, а не как у меня сейчас написано на блоге) . Так же обратите внимание, что Excel при вбивании начала формулы (к примеру "СУММ..."), сам подсказывает и подставляет возможные варианты - а формул в Excel"e сотни!;
F2:F7 - это диапазон, по которому будут складываться (суммироваться) числа из ячеек;
A2:A7 - это столбик, по которому будет проверяться наше условие;
"Саша" - это условие, те строки, в которых в столбце A будет "Саша" будут сложены (обратите внимание на показательный скриншот ниже).

Примечание : условий может быть несколько и проверять их можно по разным столбцам.

Как посчитать количество строк (с одним, двумя и более условием)

Довольно типичная задача: посчитать не сумму в ячейках, а количество строк, удовлетворяющих какомe-либо условию. Ну, например, сколько раз имя "Саша" встречается в таблице ниже (см. скриншот). Очевидно, что 2 раза (но это потому, что таблица слишком маленькая и взята в качестве наглядного примера). А как это посчитать формулой? Формула:

"=СЧЁТЕСЛИ(A2:A7 ;A2 ) " - где:

A2:A7 - диапазон, в котором будут проверяться и считаться строки;
A2 - задается условие (обратите внимание, что можно было написать условие вида "Саша", а можно просто указать ячейку).

Результат показан в правой части на скрине ниже.

Теперь представьте более расширенную задачу: нужно посчитать строки где встречается имя "Саша", и где в столбце И - будет стоять цифра "6". Забегая вперед, скажу, что такая строка всего лишь одна (скрин с примером ниже).

Формула будет иметь вид:

=СЧЁТЕСЛИМН(A2:A7 ;A2 ;B2:B7 ;"6") (прим.: обратите внимание на кавычки - они должны быть как на скрине ниже, а не как у меня) , где:

A2:A7 ;A2 - первый диапазон и условие для поиска (аналогично примеру выше);

B2:B7 ;"6" - второй диапазон и условие для поиска (обратите внимание, что условие можно задавать по разному: либо указывать ячейку, либо просто написано в кавычках текст/число).

Как посчитать процент от суммы

Тоже довольно распространенный вопрос, с которым часто сталкиваюсь. Вообще, насколько я себе представляю, возникает он чаще всего - из-за того, что люди путаются и не знают, что от чего ищут процент (да и вообще, плохо понимают тему процентов (хотя я и сам не большой математик, и все таки... )).

Самый простой способ, в котором просто невозможно запутаться - это использовать правило "квадрата", или пропорции. Вся суть приведена на скрине ниже: если у вас есть общая сумма, допустим в моем примере это число 3060 - ячейка F8 (т.е. это 100% прибыль, и какую то ее часть сделал "Саша", нужно найти какую...).

По пропорции формула будет выглядеть так: =F10*G8/F8 (т.е. крест на крест: сначала перемножаем два известных числа по диагонали, а затем делим на оставшееся третье число). В принципе, используя это правило, запутаться в процентах практически невозможно .

Собственно, на этом я завершаю данную статью. Не побоюсь сказать, что освоив все, что написано выше (а приведено здесь всего лишь "пяток" формул) - Вы дальше сможете самостоятельно обучаться Excel, листать справку, смотреть, экспериментировать, и анализировать. Скажу даже больше, все что я описал выше, покроет многие задачи, и позволит решать самое распространенное, над которым часто ломаешь голову (если не знаешь возможности Excel), и не знаешь как быстрее это сделать...

Формулы в Excel - это его основная суть, то, ради чего и была создана эта программа компанией Microsoft. Формулы позволяют произвести расчеты значений ячеек на основе данных других ячеек, причем если исходные данные поменяются, то результат вычислений в ячейке, где стоит формула пересчитается автоматически!

Создание формул в Excel

Рассмотрим работу формул на самом простом примере - сумме двух чисел. Пусть в одной ячейке Excel введено число 2, а в другой 3. Нужно, чтобы в третье ячейке появилась сумма этих чисел.

Суммой 2 и 3 является, конечно же, 5, но вносить пятерку вручную в следующую ячейку не надо, иначе теряется смысл расчетов в Excel. В ячейку с итогом необходимо ввести формулу суммы и тогда результат будет вычислен программой автоматически.

В примере вычисление выглядит простым, но когда числа большие или дробные без формулы просто не обойтись.

Фомулы в Excel могут содержать арифметические операции (сложение +, вычитание -, умножение *, деление /), координаты ячеек исходных данных (как по отдельности, так и диапазон) и функции вычисления.

Рассмотрим формулу для суммы чисел в примере выше:

СУММ(A2;B2)

Каждая формула начинается со знака «равно». Если Вы хотите добавить в ячейку формулу, написав ее вручную, то именно этот знак следует написать первым.

Далее в примере идет функция СУММ, которая означает что необходимо произвести суммирование некоторых данных, а уже в скобках у функции, разделенные точкой с запятой, указываются некоторые аргументы, в данном случае координаты ячеек (A2 и B2), значения которых необходимо сложить и поместить результат в ту ячейку, где написана формула. Если бы Вам требовалось сложить три ячейки, то можно было бы написать три аргумента у функции СУММ, разделяя их точкой с запятой, например:

СУММ(А4;B4;C4)

Когда требуется сложить большое количество ячеек, то указывать каждую из них в формуле займет очень много времени, поэтому вместо простого перечисления можно использовать указание диапазона ячеек:

СУММ(B2:B7)

Диапазон ячеек в Экселе указывается с помощью координат первой и последней ячеек, разделенных знаком «двоеточие». В данном примере производится сложение значений ячеек, начиная с ячейки B2 до ячейки B7.

Функции в формулах можно соединять и комбинировать как Вам необходимо для получение требуемого результата. Например, стоит задача сложить три числа и в зависимости от того, меньше ли результат числа 100 или больше, домножить сумму на коэффициент 1.2 или 1.3. Решить задачу поможет следующая формула:

ЕСЛИ(СУММ(А2:С2)

Разберем решение задачи подробнее. Использовалось две функции ЕСЛИ и СУММ. Функция ЕСЛИ всегда имеет три аргумента: первый - условие, второй - действие в случае, если условие верно, третий - действие в случае, если условие неверно. Напоминаем, что аргументы разделяются знаком «точка с запятой».

ЕСЛИ(условие; верно; неверно)

В качестве условия указано, что сумма диапазона ячеек A2:C2 меньше 100. Если при расчете, условие выполнится и сумма ячеек диапазона будет равна, например, 98, то Эксель выполнить действие указанное во втором аргументе функции ЕСЛИ, т.е. СУММ(А2:С2)*1,2. В случае же, если сумма превысит число 100, то выполнится уже действие в третьем аргументе функции ЕСЛИ, т.е. СУММ(А2:С2)*1,3.

Встроенные функции в Excel

Функций в Excel огромное количество и знать все просто невозможно. Некоторые часто используемые запомнить можно, а некоторые Вам понадобятся лишь изредка и помнить их название и тем более форму записи очень сложно.

Но в Экселе имеется стандартный способ вставки функций с их полным списком. Если Вы хотите добавить какую-то функцию в ячейку, то кликните по ячейке и выберите в главном меню вставку функции. Программа отобразит список функций и Вы сможете выбрать ту, которая необходима для решения задачи.

Чтобы вставить функцию в Excel 2007 выберите в главном меню пункт «Формулы» и кликните на значок «Вставить функцию», либо нажмите на клавиатуре комбинацию клавиш Shift+F3.

В Excel 2003 функция вставляется через меню «Вставка»->«Функция». Так же работает и комбинация клавиш Shift+F3.

В ячейке на которой стоял курсор появится знак равенства, а поверх листа отобразится окно «Мастер функций».

Функция в Excel разделены по категориям. Если Вы знаете к какой категории может относится предполагаемая Вами функция, то выбирайте отбор по ней. В противном случае выберите «Полный алфавитный перечень». Программа отобразит все имеющиеся функции в списке функций.

Пролистывайте список и выделяйте мышью наименование, заинтересовавшей Вас функции. Чуть ниже списка появится ее форма записи, требуемые аргументы и краткое описание, которое разъяснит Вам предназначение функции. Когда найдете то, что нужно, кликните по кнопке «OK» для перехода к указанию аргументов.

В окне аргументов имеются поля с названиями «Число 1», «Число 2» и т.д. Их необходимо заполнить координатами ячеек (либо диапазонами) в которых требуется взять данные. Заполнять можно вручную, но гораздо удобнее нажать в конце поля на значок таблицы для того, чтобы указать исходную ячейку или диапазон.

Окно аргументов примет упрощенный вид. Теперь необходимо кликнуть мышью на первую исходную ячейку с данными, а затем снова на значок таблица в окне аргументов.

Поле «Число 1» заполнится координатами выбранной ячейки. Ту же самую процедуру следует проделать для поля «Число 2» и для следующих полей, если число аргументов функции у вас более двух.

Заполнив все аргументы, Вы уже можете предварительно посмотреть результат расчета полученной формулы. Чтобы он появился в ячейке на листе, нажмите кнопку «OK». В рассмотренном примере в ячейку D2 помещено произведение чисел в ячейках B2 и C2.